Microsoft Outlook: Πώς να προσθέσετε υπογραφή email;

Η υπογραφή του email σας είναι μία από τις πρώτες εντυπώσεις που αφήνετε στους πιθανούς πελάτες και συναδέλφους σας. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή σας είναι επαγγελματική, ακριβής και ενημερωμένη. Ευτυχώς, η προσθήκη μιας υπογραφής email στο Microsoft Outlook είναι γρήγορη και εύκολη.

Έχετε επίσης την επιλογή να εισάγετε την υπογραφή σας αυτόματα ή χειροκίνητα. Θα σας δείξουμε πώς να προσθέσετε μια υπογραφή για το Outlook στα Windows, καθώς και για τις εκδόσεις web, Mac, Android, iPhone και iPad.

Δείτε επίσης: Outlook.com: Μπορείτε να προγραμματίσετε τα email σας για αργότερα

Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στο Outlook για Windows;

Μπορείτε να ξεκινήσετε τη ρύθμιση της υπογραφής σας στο Outlook, από δύο διαφορετικά σημεία:

1. Στο νέο παράθυρο email, επιλέξτε Signature > Signatures στο ribbon.
2. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, επιλέξτε File > Options. Επιλέξτε “Mail” στη στήλη αριστερά και “Signatures” στο παράθυρο δεξιά.

• Μόλις φτάσετε στο παράθυρο Signatures and Stationery, μεταβείτε στην καρτέλα “Email Signature“. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο στο επάνω μέρος, επιλέξτε τον λογαριασμό email που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (εάν έχετε περισσότερους από έναν).

• Επιλέξτε “New” στα δεξιά του signature list box. Προσθέστε ένα όνομα για την υπογραφή και κάντε κλικ στο “OK” για να ορίσετε την υπογραφή σας στο Outlook.

• Θα δείτε το όνομα της νέας υπογραφής να προστίθεται στη λίστα στην κορυφή. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου ακριβώς από κάτω για να εισαγάγετε την υπογραφή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος του προγράμματος επεξεργασίας για να μορφοποιήσετε τη γραμματοσειρά, να αλλάξετε τη στοίχιση ή να προσθέσετε μια επαγγελματική κάρτα.

• Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή “Save” κάτω από το πρόγραμμα επεξεργασίας της υπογραφής.

Δείτε επίσης: Πώς να ανακαλέσετε ένα email στο Microsoft Outlook

• Για να προσθέσετε μια default υπογραφή, χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα πλαίσια για “New Messages” και “Replies/Forwards” για να επιλέξετε μια. Για να εισαγάγετε μια με μη αυτόματο τρόπο, επιλέξτε “None” από τη λίστα.

• Αφού ολοκληρώσετε την υπογραφή σας, κάντε κλικ στο “OK” στο κάτω μέρος του παραθύρου.

• Για να εισαγάγετε την υπογραφή σας με μη αυτόματο τρόπο, επιλέξτε “Signature” στο ribbon του παραθύρου New Message και επιλέξτε μία από τη λίστα.

Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook για Web

• Για να ξεκινήσετε επισκεφτείτε το Outlook στο διαδίκτυο και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας στη Microsoft. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι επάνω δεξιά και, στη συνέχεια, επιλέξτε “View All Outlook Settings” στο κάτω μέρος της πλαϊνής γραμμής που εμφανίζεται.

• Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε “Mail” στα αριστερά και “Compose and Reply” στα δεξιά.

Σημείωση: Μόλις δημιουργήσετε την πρώτη σας υπογραφή, κάντε κλικ στο “New Signature” για να ρυθμίσετε μια άλλη.

• Ξεκινήστε δίνοντας ένα όνομα στην υπογραφή σας. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την υπογραφή σας στο πλαίσιο κειμένου και χρησιμοποιήστε τη γραμμή εργαλείων στο κάτω μέρος για να μορφοποιήσετε το κείμενο, να προσθέσετε έναν σύνδεσμο ή να εισαγάγετε μια εικόνα. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε “Save” στο κάτω μέρος.

• Στη συνέχεια, κάτω από την επιλογή “Select Default Signatures“, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να εισάγετε αυτόματα στα πλαίσια “For New Messages” και “For Replies/Forwards“. Εάν προτιμάτε να προσθέσετε μόνοι σας τις υπογραφές σας, επιλέξτε “No Signature” από την αναπτυσσόμενη λίστα.

• Όταν τελειώσετε, επιλέξτε “Save” και κλείστε το παράθυρο πατώντας “x” πάνω δεξιά.

• Όταν είστε έτοιμοι να εισαγάγετε την υπογραφή σας σε ένα email, κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις κουκκίδες στο κάτω μέρος του παραθύρου New Message. Μετακινήστε τον κέρσορα στην επιλογή Insert Signature και επιλέξτε την υπογραφή από το αναδυόμενο μενού.

Δείτε επίσης: Πώς να αποκλείσετε ένα domain στο Microsoft Outlook

Πώς να ορίσετε μια υπογραφή στο Outlook για Mac

• Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook και επιλέξτε Outlook > Preferences από τη γραμμή μενού. Στη συνέχεια, επιλέξτε “Signatures“.

• Όταν ανοίξει το παράθυρο ρύθμισης υπογραφής του Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί συν (+) στα αριστερά.

• Θα δείτε ένα νέο παράθυρο να εμφανίζεται. Εκεί μπορείτε να δημιουργήσετε την υπογραφή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές μορφοποίησης στο επάνω μέρος για να αλλάξετε το στυλ γραμματοσειράς, το μέγεθος, το χρώμα και άλλα.

• Δώστε τίτλο στην υπογραφή σας στο πλαίσιο Signature Name. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “Save“ στο επάνω μέρος και κλείσετε αυτό το παράθυρο.

• Η νέα σας υπογραφή θα εμφανιστεί στη λίστα στα αριστερά και μια προεπισκόπηση της στα δεξιά. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορείτε να επιλέξετε ένα default signature ανά λογαριασμό στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο.

• Επιλέξτε την υπογραφή για τα “New Messages” και “Replies/Forwards” στα επόμενα αναπτυσσόμενα πλαίσια. Εάν προτιμάτε να προσθέτετε την υπογραφή σας με μη αυτόματο τρόπο σε κάθε email, επιλέξτε “None” σε αυτά τα πλαίσια.

• Όταν τελειώσετε, απλώς κλείστε το παράθυρο.

Οι υπογραφές σας είναι έτοιμες!

Για να εισαγάγετε μια υπογραφή με μη αυτόματο τρόπο, επιλέξτε “Signature” στο ribbon του παραθύρου New Message και επιλέξτε μία από τη λίστα.

Δείτε επίσης: Microsoft Outlook: Πώς να αλλάξετε την υπογραφή email σας;

Ρύθμιση υπογραφής του Outlook σε Android, iPhone και iPad

• Η δημιουργία υπογραφής στην κινητή συσκευή σας λειτουργεί το ίδιο στην εφαρμογή Outlook για κινητά για Android, iPhone και iPad.

• Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook και πατήστε το εικονίδιο επάνω αριστερά για να εμφανιστεί το μενού. Στη συνέχεια, επιλέξτε το εικονίδιο με το γρανάζι στο κάτω μέρος.

• Στην ενότητα “Mail” των Ρυθμίσεων, πατήστε “Signature“.

• Εάν έχετε ρυθμίσει περισσότερους από έναν λογαριασμούς, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την εναλλαγή στο επάνω μέρος για την υπογραφή ανά λογαριασμό. Αυτό σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε διαφορετική υπογραφή για κάθε λογαριασμό.

• Εάν ενεργοποιήσατε την εναλλαγή, επιλέξτε τον λογαριασμό στην ίδια οθόνη και θα δείτε μια προεπιλεγμένη υπογραφή. Διαφορετικά, θα δείτε μόνο ένα πλαίσιο υπογραφής.

• Πατήστε μέσα στο πλαίσιο κειμένου που περιέχει την υπογραφή για να το επεξεργαστείτε. Όταν εμφανιστεί το πληκτρολόγιο της συσκευής σας, εισαγάγετε την υπογραφή και κάντε οποιεσδήποτε μορφοποίηση σας επιτρέπει το πληκτρολόγιό σας.

• Όταν είστε έτοιμοι, πατήστε το σημάδι επιλογής στο Android ή χρησιμοποιήστε το κουμπί πίσω στο iPhone ή το iPad σας για να αποθηκεύσετε τις υπογραφές. Μπορείτε να πατήσετε το βέλος ή το “X” για να βγείτε από τις ρυθμίσεις.

Δείτε επίσης: Πώς θα διαγράψετε ένα λογαριασμό Hotmail, Windows Live και Outlook

Θα δείτε την υπογραφή σας να εισάγεται αυτόματα όταν πάτε να στείλετε ένα νέο μήνυμα. Μπορείτε να αφαιρέσετε την υπογραφή, εάν θέλετε, διαγράφοντας την από το σώμα του email. Μπορείτε, επίσης, να την τροποποιήσετε.

Πηγή: www.howtogeek.com