«Ω, όχι, δεν έπρεπε να είχα στείλει αυτό το email». Αυτό έχει συμβεί σε όλους μας τουλάχιστον μια φορά. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να αποστείλετε ή να ανακαλέσετε ένα email στο Microsoft Outlook. Για να σας βοηθήσουμε να αποτρέψετε αυτό το σενάριο στο μέλλον, θα εξηγήσουμε πώς να αναιρέσετε την αποστολή ενός email και πώς να καθυστερήσετε τα email, ώστε να μπορείτε να τα ελέγξετε.
Δείτε επίσης: Microsoft Outlook: Απενεργοποιεί το πρόσθετο Teams Meeting, πώς να το διορθώσετε
Χρησιμοποιήστε το Undo Send στο Outlook για Web
Μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή ενός email στο Outlook για web με ένα κλικ. Θα έχετε έως και 10 δευτερόλεπτα για να το κάνετε. Αρχικά, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία έχει ρυθμιστεί σωστά.
Δείτε επίσης: Πώς να αποκλείσετε ένα domain στο Microsoft Outlook
Πρώτα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Settings (το γρανάζι) και μετακινηθείτε στο κάτω μέρος της πλευρικής γραμμής που προκύπτει. Στη συνέχεια, επιλέξτε “View All Outlook Settings”.
Όταν ανοίξει το παράθυρο Settings, επιλέξτε “Mail” στα αριστερά και μετά “Compose and Reply” στα δεξιά.
Στο δεξιό άκρο, μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα Undo Send. Θα δείτε μια σύντομη εξήγηση της λειτουργίας με ένα ρυθμιστικό για να προσαρμόσετε τον αριθμό των δευτερολέπτων έως και 10.
Αφού προσαρμόσετε το χρόνο Undo Send, φροντίστε να κάνετε κλικ στο “Save” στο κάτω μέρος.
Κάντε unsend το email σας
Την επόμενη φορά που θα στείλετε ένα email στο Outlook για το web, θα δείτε ένα σύντομο μήνυμα να εμφανίζεται στο κάτω μέρος.
Κάντε κλικ στην επιλογή “Undo” για να σταματήσετε να πηγαίνει το email σας στον παραλήπτη σας εντός του χρονικού πλαισίου που ορίσατε παραπάνω.
Στη συνέχεια, θα δείτε το email ως πρόχειρο, όπως όταν το δημιουργήσατε αρχικά. Από εκεί μπορείτε να το επεξεργαστείτε ή να το διαγράψετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
Ανάκληση ενός email στο Outlook στην επιφάνεια εργασίας
Αν και παρόμοια, η εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook παρέχει μια δυνατότητα ανάκλησης αντί για μια επιλογή Αναίρεσης αποστολής.
Η διαφορά είναι ότι το email εξακολουθεί να αποστέλλεται στον παραλήπτη. Ωστόσο, μπορείτε να το ανακαλέσετε εάν ο παραλήπτης σας δεν έχει ανοίξει ακόμα το email.
Δεν υπάρχει χρονοδιάγραμμα για να ανακαλέσετε το μήνυμα. Αλλά όσο περισσότερο περιμένετε, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα ο παραλήπτης σας να ανοίξει το email.
Μεταβείτε στο φάκελο Sent για τον λογαριασμό email, εάν έχετε περισσότερους από έναν. Επιλέξτε το μήνυμα για να το ανοίξετε στο δικό του παράθυρο και μεταβείτε στην καρτέλα Message.
Στην ενότητα Move του ribbon, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος για More Move Actions. Επιλέξτε “Recall This Message.”
Στο αναδυόμενο παράθυρο Recall This Message, διαλέξτε μια από τις δύο επιλογές: είτε να διαγράψετε μη αναγνωσμένα αντίγραφα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε να διαγράψετε τα μη αναγνωσμένα αντίγραφα και να τα αντικαταστήσετε με ένα νέο μήνυμα.
Προαιρετικά, επιλέξτε το πλαίσιο που ακολουθεί εάν θέλετε να ειδοποιηθείτε για επιτυχία ή αποτυχία της ανάκλησης. Κάντε κλικ στο “OK”.
Εάν επιλέξετε την επιλογή αντικατάστασης του email, ανοίγει ένα νέο παράθυρο σύνταξης. Θα δείτε το αρχικό σας μήνυμα που μπορείτε να επεξεργαστείτε.
Επιλέξτε “Send” όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία του email.
Δημιουργήστε έναν κανόνα για την καθυστέρηση αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για να αποτρέψετε την κατά λάθος αποστολή ενός email, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα στον desktop cliend του Outlook.
Αυτός ο κανόνας καθυστερεί την αποστολή των email για τον αριθμό των λεπτών που καθορίζετε. Τα email παραμένουν στα Outbox, όπου μπορείτε να τα ελέγξετε πριν σταλούν.
Μεταβείτε στην καρτέλα File και επιλέξτε “Info” στα αριστερά. Επιλέξτε το λογαριασμό του email σας στο επάνω μέρος, εάν έχετε περισσότερους από έναν. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “Manage Rules & Alerts.”
Στο πλαίσιο Rules and Alerts, επιβεβαιώστε ότι βρίσκεστε στην καρτέλα Email Rules και ότι εμφανίζεται η σωστή διεύθυνση email. Στη συνέχεια, επιλέξτε “New Rule” επάνω αριστερά.
Όταν ανοίξει το Rules Wizard, επιλέξτε “Apply Rule on Messages I Send” που βρίσκεται στην ενότητα Start From a Blank Rule. Κάντε κλικ στο “Next.”
Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες συνθήκες για τον κανόνα σας, αν θέλετε.
Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε ο κανόνας να ισχύει μόνο για μηνύματα που επισημαίνονται ως σημαντικά ή για μηνύματα με συγκεκριμένες λέξεις στη γραμμή θέματος.
Εάν δεν επιλέξετε συνθήκες, απλώς επιλέξτε “Next.” Στη συνέχεια, θα δείτε μια ειδοποίηση που επιβεβαιώνει ότι θέλετε να ισχύει ο κανόνας σας σε κάθε email που στέλνετε.
Κάντε κλικ στο “Yes” για επιβεβαίωση και συνέχεια.
Στην ακόλουθη οθόνη, επιλέξτε το πλαίσιο στο κάτω μέρος για Defer Delivery by a Number of Minutes.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο link προς “ένας αριθμός” στο πλαίσιο Step 2 στο κάτω μέρος.
Στο επόμενο αναδυόμενο παράθυρο, εισάγετε τον αριθμό των λεπτών που θέλετε και κάντε κλικ στο “OK”. Στη συνέχεια, επιλέξτε “Next.”
Εάν θέλετε να εφαρμόσετε τυχόν εξαιρέσεις στον κανόνα σας, επιλέξτε κάποιο από τα παρακάτω πλαίσια. Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο “Next”.
Στην τελική οθόνη, δώστε στον κανόνα σας ένα όνομα. Επιλέξτε το πλαίσιο για να ενεργοποιήσετε αυτόν τον κανόνα και προαιρετικά το πλαίσιο για να δημιουργήσετε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς.
Ελέγξτε την περιγραφή του κανόνα στο κάτω μέρος. Εάν πρέπει να κάνετε μια αλλαγή, κάντε κλικ στο “Back.” Διαφορετικά, επιλέξτε “Finish” για να δημιουργήσετε τον κανόνα σας.
Όταν επιστρέψετε στο παράθυρο Rules and Alerts, θα δείτε τον νέο σας κανόνα στη λίστα. Επιλέξτε “Apply” και μετά “OK” για να κλείσετε το παράθυρο και να επιστρέψετε στα εισερχόμενά σας.
Για να ελέγξετε τα email που περιμένουν να σταλούν, μεταβείτε στο φάκελο Outbox για τον λογαριασμό email σας. Στη συνέχεια, έχετε χρόνο να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού φτάσει στον παραλήπτη σας.
Όταν στέλνετε ένα μήνυμα από το οποίο λείπει ένα συνημμένο ή περιέχει λεπτομέρειες που δεν θα έπρεπε, έχετε τρόπους να αναιρέσετε την αποστολή ή να ανακαλέσετε το email. Αλλά για να βεβαιωθείτε ότι αυτό δεν θα συμβεί ξανά, σκεφτείτε να ρυθμίσετε τον κανόνα καθυστέρησης παράδοσης για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook που στέλνετε.
Πηγή πληροφοριών: howtogeek.com
