Η σύνταξη και αποστολή emails αποτελεί βασικό μέρος κάθε επαγγελματικού περιβάλλοντος. Όμως, ο σωστός τρόπος σύνταξης και αποστολής email απαιτεί χρόνο και εξάσκηση.
Εδώ θα δούμε μερικά από τα πιο συνηθισμένα λάθη που γίνονται κατά τη σύνταξη και αποστολή email για την εργασία μας, τα οποία θα μπορούσαν να κάνουν τον παραλήπτη να δημιουργήσει μια αρνητική εντύπωση για εμάς.
Απουσία θέματος
Η απουσία ενός σαφούς και ακριβούς θέματος είναι ένα πολύ διαδεδομένο σφάλμα κατά τη σύνταξη emails που στέλνονται σε πελάτες, συνεργάτες ή συναδέλφους. Το θέμα του email είναι το πρώτο πράγμα που θα δουν οι παραλήπτες. Γι’ αυτό είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει ένα θέμα που θα δώσει στον παραλήπτη μια εικόνα για το περιεχόμενο του email. Καθημερινά λαμβάνουμε πολλά emails. Προτεραιότητα θα δώσουμε σε αυτά που θεωρούμε πιο σημαντικά.
Το θέμα βοηθά κάποιον να καταλάβει τι είναι σημαντικό και πρέπει να είναι γραμμένο έτσι ώστε να τραβήξει την προσοχή του παραλήπτη.
Για παράδειγμα, αντί να γράψετε απλώς “Ενημερωτικό δελτίο”, γίνετε πιο δημιουργικοί και δώστε κάποια ενδιαφέρουσα σχετική λεπτομέρεια που θα προκαλέσει την περιέργεια του παραλήπτη.
Μη επαγγελματική διεύθυνση email
Όταν έχουμε να κάνουμε με την εργασία μας, καλό είναι να μην χρησιμοποιούμε το προσωπικό μας email, ειδικά αν αυτό περιλαμβάνει αντί για το όνομά μας το όνομα κάποιου καρτούν που αγαπούσαμε ως παιδιά ή κάτι αντίστοιχο.
Φανταστείτε πώς θα αντιδρούσε ένας πελάτης ή ένας συνάδελφος αν λάμβανε ένα email από το barbie@gmail.com. Οι μη επαγγελματικές διευθύνσεις email σας κάνουν να φαίνεστε μη επαγγελματίας.
Απουσία υπογραφής και signature box
H υπογραφή σας, στο τέλος κάθε email, και οι πληροφορίες επικοινωνίας που βρίσκονται κάτω από αυτή είναι απαραίτητα στοιχεία. Το σημείο κάτω από την υπογραφή περιέχει το πλήρες όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, είναι σαν μια ταυτότητα για εσάς σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον.
Βοηθάει τους παραλήπτες να αναγνωρίσουν ποιος είστε, σε ποια εταιρεία εργάζεστε, ποιον επαγγελματικό τίτλο φέρετε, αλλά τους δίνει επίσης την ευκολία να επικοινωνούν μέσω άλλων πλατφορμών επικοινωνίας.
Πριν δημιουργήσετε το μπλοκ υπογραφής σας, φροντίστε να ενημερωθείτε αν η εταιρεία σας έχει συγκεκριμένο format που πρέπει να ακολουθήσετε.
Δείτε επίσης: Gmail: Πώς να διαγράψετε emails μαζικά;
Εάν όχι, συμπεριλάβετε τα ακόλουθα στοιχεία:
- Πλήρες όνομα
- Ρόλος
- Ομάδα/Τμήμα
- Όνομα εταιρείας
- Αριθμός τηλεφώνου
- Εταιρικός Ιστoτότοπος
- Εταιρικά social media accounts
Χρήση λανθασμένου τόνου
Ως προς το κείμενο του email, o τρόπος σύνταξης και οι λέξεις που χρησιμοποιούνται παίζουν σημαντικό ρόλο στο πώς θα αντιληφθεί ο παραλήπτης αυτά που γράφετε. Είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι η γλώσσα έχει αποχρώσεις, γι’ αυτό να είστε προσεκτικοί όταν επιλέγετε λέξεις, καθώς μπορεί να μεταφέρουν πολύ διαφορετικές έννοιες.
Η σύνταξη emails στην εργασία απαιτεί μια λεπτή ισορροπία. Ενώ ο τόνος θα πρέπει να παραμένει επαγγελματικός, θα πρέπει να λάβετε υπόψη την κουλτούρα του χώρου εργασίας σας και τη σχέση με τον παραλήπτη, για να αποφασίσετε πόσο επίσημοι θα είστε.
Αν στείλετε email σε κάποιον συνάδελφο με τον οποίο έχετε πιο φιλικές σχέσεις, ξεκινήστε απευθυνόμενοι σε αυτόν χρησιμοποιώντας το όνομά του (“Γεια σου, Γιάννη”).
Ωστόσο, αν έχετε να κάνετε με κάποιον συνεργάτη από άλλη εταιρεία, επιλέξτε μια πιο κλασική μορφή προσφώνησης, όπως “Αγαπητέ κ. / κυρία / κυρία …“.
Όταν δεν είστε σίγουροι για τον τρόπο διατύπωσης ενός κειμένου, συμβουλευτείτε ένα διαδικτυακό λεξικό ή κάποιο αντίστοιχο πρόγραμμα, που μπορεί να σας βοηθήσει να ακούγεται το κείμενο πιο σίγουρο και επαγγελματικό.
Παράλειψη λεπτομερειών και συνημμένων αρχείων
Για να μην χάνετε πολύτιμο χρόνο, ανταλλάσσοντας πολλαπλά μηνύματα με τον παραλήπτη, φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες όταν στέλνετε ένα email εργασίας.
Μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να ακολουθήσετε αυτή τη μορφή κατά τη σύνταξη:
Πρώτη παράγραφος: Χαιρετισμός και αναφορά του βασικού θέματος του email.
Δεύτερη παράγραφος: Αναφορά όλων των σχετικών λεπτομερειών που πρέπει να γνωρίζει ο παραλήπτης.
Τρίτη παράγραφος: Παρότρυνση για δράση (π.χ. χρειάζεται να απαντήσουν, να ανοίξουν έναν σύνδεσμο κ.λπ.).
Τέταρτη παράγραφος: Κλείσιμο του email με εκφράσεις τύπου “ευχαριστώ”, “στη διάθεσή σας” κλπ.
Μην ξεχάσετε να επισυνάψετε τα αρχεία που μπορεί να χρειάζεται ο παραλήπτης σας. Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να λέμε ότι έχουμε επισυνάψει ένα αρχείο, χωρίς να το έχουμε κάνει!
Μπορείτε να αποφύγετε αυτό το λάθος διαβάζοντας το email σας ξανά πριν το στείλετε και ελέγχοντας για τα αρχεία.
Ορθογραφικά, συντακτικά, γραμματικά λάθη
Αν θέλετε να φαίνεστε επαγγελματίες στα μηνύματά σας, φροντίστε να ελέγχετε καλά τα emails σας για ορθογραφικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη, πριν τα στείλετε. Τα λάθη μπορεί να κάνουν τον παραλήπτη να σκεφτεί ότι δεν δίνετε ιδιαίτερη σημασία στην επικοινωνία σας.
Σίγουρα, είναι πιθανό να ξεφύγει κάποιο λάθος, όταν πληκτρολογούμε γρήγορα. Ένας καλός έλεγχος πριν την αποστολή, μπορεί να μειώσει τις πιθανότητες να στείλετε ένα email με λάθη.
Δείτε επίσης: Microsoft Outlook: Πώς να προσθέσετε υπογραφή email;
Δεν γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ Cc και Bcc
Cc και Bcc είναι δύο λέξεις που βρίσκονται στο τέλος του πεδίου στο οποίο πληκτρολογείτε το όνομα του παραλήπτη.
Ένα από τα συνηθισμένα λάθη είναι ότι δεν γνωρίζουμε πότε χρησιμοποιούμε το ένα και πότε το άλλο όταν στέλνουμε email.
Το Cc βγαίνει από το carbon copy. Όταν προσθέτετε τη διεύθυνση email κάποιου στο Cc:
- Θα λάβει ένα αντίγραφο του email
- Η διεύθυνση email του εκτίθεται στον κύριο παραλήπτη στο πεδίο Προς.
- Ενημερώνεται για την επικοινωνία, αλλά δεν απαιτείται να ενεργήσει ή να απαντήσει στο email.
Επομένως, χρησιμοποιώντας το, έχετε έναν βασικό παραλήπτη, αλλά ενημερώνετε κι άλλα άτομα σχετικά με το email.
Και επιπλέον, ο βασικός παραλήπτης βλέπει ότι υπάρχουν και άλλοι παραλήπτες.
Το Bcc σημαίνει blind carbon copy. Όταν προσθέτετε τη διεύθυνση email κάποιου στο Bcc:
- Λαμβάνει ένα αντίγραφο του email.
- Η διεύθυνση email του δεν εκτίθεται σε άλλους παραλήπτες.
Εάν κάποιος από τα πεδία Προς ή cc, πατήσει “Απάντηση προς όλους”, οι παραλήπτες στο Bcc δεν θα λάβουν email.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Bcc για να αποτρέψετε άλλους παραλήπτες να γνωρίζουν ότι κάποιος άλλος περιλαμβάνεται στο email. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε το ίδιο ενημερωτικό δελτίο σε όλους τους πελάτες σας, δεν θα θέλατε να εκθέσετε τις διευθύνσεις email τους στους άλλους.
Αποστολή emails σε ώρες εκτός γραφείου
Η συγκίνηση ενός νέου project μπορεί να είναι μεθυστική και να σας κάνει να αισθάνεστε ότι το να στέλνετε emails στο αφεντικό σας ή στους συναδέλφους σας στις τρεις το πρωί είναι αποδεκτό. Αυτό όμως θα μπορούσε να οδηγήσει σε προβλήματα στη συνέχεια, καθώς μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι δεν σέβεστε το χρόνο τους.
Δείτε επίσης: Gmail: Πώς να αλλάξετε το background στο email σας;
Εκτός αν πρόκειται για κάτι επείγον, φροντίστε να στέλνετε emails εντός των εργάσιμων ωρών και αφήστε αρκετό χρόνο για να απαντήσουν οι άλλοι.
Εάν το θέμα σας απαιτεί άμεση προσοχή, επικοινωνήστε καλύτερα με γραπτό μήνυμα ή τηλεφώνημα.
Αν θέλετε να στείλετε κάποιο email μια συγκεκριμένη στιγμή, που είναι όμως ακατάλληλη, δοκιμάστε να το προγραμματίσετε για να φτάσει στο Inbox του παραλήπτη κατά τις ώρες εντός γραφείου.
Μεγάλη καθυστέρηση στην απάντηση emails
Η καθυστερημένη απάντηση σε μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία σας, μπορεί να θεωρηθεί ως ένδειξη αδιαφορίας προς τη δουλειά σας. Προσπαθήστε να απαντάτε εντός 24 ωρών ή εντός του συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου που έχει ορίσει ο αποστολέας, και αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, ενημερώστε τον αμέσως.
Με το να είστε γρήγοροι και σαφείς στην επικοινωνία σας, δείχνετε ότι παίρνετε το μήνυμά τους στα σοβαρά. Αν είστε απασχολημένοι ή εκτός γραφείου, μια χρήσιμη στρατηγική θα ήταν να ενεργοποιήσετε τις λειτουργίες αυτόματης απάντησης του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.
Τα email σας μπορούν να αφήσουν θετική ή αρνητική εντύπωση στους συναδέλφους, τους πελάτες ή τους συνεργάτες σας. Αποφεύγοντας τα παραπάνω λάθη κατά τη σύνταξη και την αποστολή των emails, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα δημιουργήσετε μια καλή εικόνα!
Πηγή: www.makeuseof.com