Τον τελευταίο καιρό λόγω της πανδημίας του COVID-19 όλοι έχουμε υποχρεωθεί να δουλεύουμε από το σπίτι και να κρατάμε τις κοινωνικές αποστάσεις. Φυσικά τα εταιρικά meetings δεν έχουν καταργηθεί, απλά γίνονται μέσω διαφόρων εφαρμογών. Το να παρουσιάσεις το project στο οποίο εργάζεσαι σε κάποιο από αυτά τα meetings σίγουρα σου δημιουργεί άγχος. Φαντάσου όμως τι άγχος δημιουργείται στον άνθρωπο που πρέπει να συντονίσει το σύνολο της συζήτησης σε ένα virtual meeting.
Ένας εξειδικευμένος συντονιστής είναι ένας πολύ σημαντικός ρόλος για τα virtual meetings. Η ικανότητα ενορχήστρωσης μιας ενδιαφέρουσας συνομιλίας με πολλούς συμμετέχοντες απαιτεί σχεδιασμό, ενεργή ακρόαση, συναίνεση, επίλυση συγκρούσεων και ικανότητα διαμόρφωσης της συνομιλίας για τον καθορισμό των επόμενων βημάτων, ενεργειών, ιδιοκτητών και χρονοδιαγράμματος παραδοτέων.
Οι καλύτεροι συντονιστές είναι «σχολαστικοί». Τους αρέσει να ανακαλύπτουν νέα πράγματα, να είναι ευέλικτοι και φυσικά να προετοιμάζουν την δουλειά τους εκ των προτέρων.
Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεται να είστε σούπερ σταρ του Hollywood για να γίνετε ένας πραγματικά καλός συντονιστής ενός ομαδικού virtual meeting, απλά ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες:
- Επικοινωνείστε με τα άτομα. Πάρτε ως παράδειγμα τους παρουσιαστές. Οι καλοί οικοδεσπότες δημιουργούν μια προσωπική σύνδεση με κάθε καλέσμενο. Η χημεία στη σκηνή ξεκινά από τα παρασκήνια. Επενδύστε χρόνο για να γνωρίσετε κάθε έναν από τους ομιλητές σας προσωπικά εκ των προτέρων. Η ανακάλυψη ενός διασκεδαστικού γεγονότος ή ενός ενδιαφέροντος χόμπι βοηθά εσάς και το κοινό σας να συνδεθείτε με τους καλεσμένους με ανθρώπινο τρόπο. Το να εμφανίζονται οι καλεσμένοι στα καλύτερα τους περιλαμβάνει το να αναφέρετε το όνομα τους με την σωστή προφορά. Η εταιρεία NameCoach προσφέρει απλά και αποτελεσματικά ενσωματωμένα διαδικτυακά εργαλεία για να σας βοηθήσει να μάθετε εύκολα και να θυμάστε πώς να προφέρετε τα ονόματα των ανθρώπων.
- Εξηγήστε τους κανόνες. Προχωρήστε πέρα από τις συνηθισμένες οδηγίες, ειδικά για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις. Ορίστε σαφείς προσδοκίες για το πώς και πότε το κοινό θα κληθεί να συμμετάσχει. Και ορίστε με σαφήνεια πώς φαίνεται η επιτυχία της συνάντησης. Να είστε γρήγοροι και ξεκάθαροι στην εξήγησή σας. Και, θυμηθείτε, όσο πιο περίπλοκοι είναι οι κανόνες εμπλοκής, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να αλληλεπιδράσετε πραγματικά με το κοινό σας.
- Προσελκύστε το κοινό σας. Πόσο συναρπαστικό θα ήταν ένα game show με ένα σιωπηλό κοινό; Το ίδιο ισχύει και για τις εικονικές συναντήσεις και εκδηλώσεις. «Ανακατέψτε το», συμβουλεύει ο Pat Gibbons της Walker. “Κατά τη διάρκεια μιας συζήτησης ή παρουσίασης, αλλάξτε τη ροή της συζήτησης και κάντε μια ερώτηση που απαιτεί από την ομάδα να συμμετάσχει στην συζήτηση”.
- Δημιουργήστε το αίσθημα της αγωνίας. Ο πρωταρχικός σκοπός της αγωνίας είναι να δημιουργήσει ένταση. Η αγωνία είναι επίσης ένα χρήσιμο εργαλείο για να κρατήσετε το κοινό σας σε εγρήγορση για ό, τι μπορεί να συμβεί στη συνέχεια. Το μυστικό της αγωνίας στα virtual meetings; «Η Σιωπή», απαντά ο Gibbons. “Όταν θέτετε μια ερώτηση σε μια ομάδα, περιμένετε μια απάντηση. Αυτή η στιγμή της σιωπής μπορεί να φαίνεται σαν να διαρκεί για πάντα, αλλά όχι. Μόλις ένα άτομο απαντήσει, και άλλοι θα ακολουθήσουν.” Ο John Taschek της Salesforce, συμφωνεί και προσθέτει, “Είναι ένα κόλπο ενός παλιού δημοσιογράφου να παραμένει σιωπηλός κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων, επειδή γνωρίζει ότι κάποιο άτομο θα νιώσει άβολα και θα αρχίσει να μιλάει για να γεμίσει το κενό. Γι ‘αυτό βλέπετε ένα ή δύο άτομα που μιλούν πιο συχνά και χωρίς στόχο να προωθήσουν μια ατζέντα σε ένα meeting από ότι θα κάνατε προσωπικά”
- Σιγουρευτείτε ότι το meeting θα τελειώσει χωρίς καθυστερήσεις. Οι καλοί συντονιστές διασφαλίζουν ότι το meeting τελειώνει εγκαίρως με ένα σαφές σύνολο αποτελεσμάτων και με τα επόμενα βήματα να είναι ξεκάθαρα.
- Αφήστε χρόνο στο τέλος για να μιλήσετε με τους συνομιλητές. Στα επαγγελματικά meetings, είναι σημαντικό να ολοκληρώσετε συζήτηση με άτομα και όχι με περιεχόμενο. “Σταματήστε εν συντομία να μοιράζεστε την οθόνη σας και επιστρέψτε στην προβολή όλων των προσώπων”, καταλήγει ο Gibbons.
«Η βελτίωση των meetings δεν είναι απλώς μια ευκαιρία για την ενίσχυση της απόδοσης των εταιρειών μας. Είναι επίσης ένας τρόπος να επηρεαστεί θετικά η ζωή των ανθρώπων μας», δηλώνει ο Pat Lencioni, συγγραφέας επιχειρηματικών βιβλίων, συμπεριλαμβανομένων του The Five Dysfunctions of Team. Υπάρχει κάποιος που δεν θέλει να επηρεαστεί θετικά η ζωή του;
