Το Microsoft Teams είναι ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα για online meetings και με μερικές συμβουλές μπορείτε να κάνετε τις συσκέψεις σας πιο παραγωγικές!
Καθώς η απομακρυσμένη εργασία έχει μπει για τα καλά στην καθημερινότητά μας τα τελευταία χρόνια, υπάρχει όλο και μεγαλύτερη ανάγκη για τη χρήση εργαλείων που μπορούν να μας βοηθήσουν να πραγματοποιούμε παραγωγικές εικονικές συναντήσεις με τους συναδέλφους μας.
Υπάρχουν πάρα πολλά λογισμικά για τηλεδιασκέψεις στην αγορά. Το Microsoft Teams είναι ένα από τα πιο δημοφιλή.
Αν χρησιμοποιείτε κι εσείς την υπηρεσία της Microsoft για τις εικονικές συσκέψεις με τους συνεργάτες σας, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω tips που θα σας βοηθήσουν να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας και να πραγματοποιείτε καλύτερα meetings.
1. Προγραμματίστε τo meeting
Ο προγραμματισμός της συνάντησης είναι το πρώτο βήμα. Μπορείτε να ξεκινήσετε μια συνάντηση ανά πάσα στιγμή, αλλά αν πρέπει να συμμετάσχουν πολλά άτομα, είναι καλύτερο να τους ενημερώσετε εκ των προτέρων. Προγραμματίστε το meeting σε μια ώρα που βολεύει τους περισσότερους συμμετέχοντες, αν όχι όλους, και στείλτε τους σχετική πρόσκληση.
2. Επιλέξτε έναν συντονιστή για το meeting
Το γεγονός ότι ξεκινάτε και φιλοξενείτε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε ο συντονιστής της σύσκεψης. Ωστόσο, όταν υπάρχουν πολλοί συμμετέχοντες και πρέπει να συζητηθεί ένα σημαντικό θέμα, είναι καλό να υπάρχει κάποιος που θα συντονίζει τη συζήτηση.
Αναθέστε στον συντονιστή σας την ευθύνη για την καθοδήγηση των θεμάτων της σύσκεψης και την αποτελεσματική συμμετοχή των ατόμων. Ο συντονιστής θα πρέπει να παρακολουθεί τις συμπεριφορές των συμμετεχόντων και να διασφαλίζει ότι κανείς δεν προκαλεί ενόχληση ή πρόβλημα στο meeting.
Ο συντονιστής θα πρέπει να έχει επαρκή πρόσβαση και έλεγχο στις ρυθμίσεις της σύσκεψης, ώστε να μπορεί να παρέμβει, αν χρειαστεί.
Δείτε επίσης: Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Microsoft Teams Channels για να ενημερώνετε την ομάδα σας
3. Βελτιστοποιήστε την διαδικτυακή εμπειρία
Για να είναι σωστά και παραγωγικά τα online meetings, πρέπει να φροντίσετε κάποια πράγματα.
- Πριν ξεκινήσετε μια συνάντηση, βρείτε ένα κατάλληλο σημείο και μια βολική θέση.
- Βεβαιωθείτε ότι η κάμερα του υπολογιστή σας είναι σε καλή κατάσταση ώστε να μπορούν να σας βλέπουν καλά οι άλλοι συμμετέχοντες.
- Επίσης, φροντίστε να έχετε ένα καλό μικρόφωνο με καλή ποιότητα ήχου.
- Δοκιμάστε την κάμερα και το μικρόφωνό σας πριν ξεκινήσει η συνάντηση για να είστε σίγουροι ότι όλα δουλεύουν σωστά.
4. Θολώστε το φόντο σας
Το φόντο σε μια τηλεδιάσκεψη παίζει σημαντικό ρόλο. Μπορεί να βρίσκεστε σε ένα μέρος, όπου υπάρχουν άλλα άτομα και υπάρχει μια σχετική κινητικότητα στο background. Αυτό θα μπορούσε να αποσπάσει τους συναδέλφους σας.
Το Microsoft Teams σας επιτρέπει να θολώνετε το φόντο τους, ώστε η εστίαση να βρίσκεται αποκλειστικά στο πρόσωπό σας.
5. Σίγαση των συμμετεχόντων όταν δεν μιλούν
Ο θόρυβος εμποδίζει την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας. Ακόμη και αν έχετε φροντίσει να βρίσκεστε σε ένα ήσυχο μέρος για τη συνάντησή σας, ο θόρυβος μπορεί να προέρχεται από τους άλλους συμμετέχοντες. Το Microsoft Teams σάς βοηθά να απαλλαγείτε από αυτό το πρόβλημα με τη λειτουργία σίγασης.
Ως οικοδεσπότης μιας σύσκεψης, μπορείτε να βάλετε σε σίγαση τον εαυτό σας, αλλά και τους άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Ο κανόνας είναι να γίνεται σίγαση των συμμετεχόντων που δεν μιλούν συνέχεια.
Δείτε επίσης: Microsoft Teams: Αναβαθμίζεται για καλύτερη απόδοση!
6. Κρατήστε σημειώσεις
Η λήψη σημειώσεων είναι πολύ σημαντική είτε μιλάμε για ένα κανονικό meeting είτε για ένα online meeting στο Microsoft Teams. Κατά τη διάρκεια της σύσκεψης λέγονται πολλά πράγματα, οπότε αν δεν κρατάτε σημειώσεις, υπάρχει περίπτωση να ξεχάσετε κάποια σημαντική λεπτομέρεια.
Μπορείτε να το κάνετε με τον παραδοσιακό τρόπο, με στυλό και χαρτί, αλλά αν δεν σας βρίσκονται εύκαιρα, το Microsoft Teams προσφέρει ένα σημειωματάριο όπου μπορείτε να γράψετε και να αποθηκεύσετε πληροφορίες από μια σύσκεψη.
Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε στις σημειώσεις σας για να ανακτήσετε τη βασική ατζέντα της συνάντησής σας.
7. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο συνομιλίας για έμφαση
Οι εικονικές συναντήσεις πρέπει να είναι ελκυστικές για να κρατήσουν το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων. Οι άνθρωποι βαριούνται εύκολα, ειδικά αν μια σύσκεψη διαρκεί πολλή ώρα. Γι’ αυτό το λόγο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και το παράθυρο συνομιλίας στο Microsoft Teams για να κρατήσετε την προσοχή τους.
Ως οικοδεσπότης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα παράθυρο συνομιλίας όπου εσείς και οι άλλοι συμμετέχοντες μπορείτε να υποβάλετε σχόλια σχετικά με τη σύσκεψη.
Εκεί, μπορείτε να γράψετε και βασικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι συμμετέχοντες.
Ο συντονιστής μπορεί επίσης να ζητήσει από τους συμμετέχοντες να αφήσουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν, ώστε να υπάρχουν κάπου μαζεμένες και να απαντώνται μια μια.
8. Καταγράψτε τη συνάντηση
Οι οικοδεσπότες εικονικών συναντήσεων δεν μπορούν να παρακολουθούν όλες τις δραστηριότητες. Όταν χρειάζεται να ανατρέξουν σε ένα θέμα, δεν μπορούν να το κάνουν.
Το Microsoft Teams σας δίνει τη δυνατότητα εγγραφής του meeting, ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε σε κάθε μικροσκοπική λεπτομέρεια.
Όταν καταγράφετε τη σύσκεψή σας στο Microsoft Teams, έχετε συγκεκριμένα στοιχεία για τις λεπτομέρειες της σύσκεψης.
Δείτε επίσης: Microsoft Teams: Ήρθε η νέα λειτουργία speaker view
9. Ενεργοποιήστε την κοινή χρήση οθόνης
Μια εικόνα ισούται με χίλες λέξεις. Πέρα από τη συζήτηση, πολλές φορές, χρειάζεται να δείξετε κάτι στους συναδέλφους σας. Μπορεί να είναι ένα έγγραφο, ένα σχέδιο, μια παρουσίαση ή οτιδήποτε άλλο, που είναι αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας.
Το Microsoft Teams σας επιτρέπει να δείξετε στους άλλους συμμετέχοντες αυτό που θέλετε μέσω της κοινής χρήσης οθόνης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εξηγήσετε καλύτερα τις ιδέες σας, αφού οι συνάδελφοί σας έχουν και μια εικόνα, ενώ ταυτόχρονα μπορείτε να τους κρατάτε πιο συγκεντρωμένους.
10. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Whiteboard
Πολλοί χρήστες δεν χρησιμοποιούν τη δυνατότητα Whiteboard στο Microsoft Teams. Πρόκειται για ένα διαδικτυακό καμβά για να καταγράφετε τα μηνύματα και πολλές ιδέες στην πράξη.
Το Whiteboard του Microsoft Teams είναι χρήσιμο όταν χρειάζεται να εξηγήσετε σύνθετες ιδέες στα μέλη μιας σύσκεψης.
Προσφέρει διάφορα στοιχεία σκιαγράφησης για να βοηθήσει να εκφράσετε πολλές σκέψεις καθαρά.
Microsoft Teams
Οι εικονικές συναντήσεις ήρθαν για να μείνουν. Από την πανδημία και μετά, τα online meetings έχουν γίνει μέρος της καθημερινότητάς μας. Αν χρησιμοποιείτε το Microsoft Teams, μπορείτε να ακολουθήσετε τις παραπάνω συμβουλές για να είστε σίγουροι ότι θα έχετε μια παραγωγική συνάντηση.
Το Microsoft Teams είναι μια ισχυρή πλατφόρμα συνεργασίας που μπορεί να φέρει κοντά ομάδες, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται ή τις προκλήσεις του έργου τους. Με τα ευέλικτα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας, την ισχυρή ενσωμάτωση με τα προϊόντα της Microsoft και τις προσαρμόσιμες επιλογές, το Microsoft Teams μπορεί να αποτελέσει καθοριστικό εργαλείο για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας θα εκπληρώσει τους στόχους της και θα επιτύχει το υψηλότερο δυνατό επίπεδο παραγωγικότητας.
Πηγή: www.makeuseof.com