Σήμερα είναι η ημέρα των tip, για όσους ξεκινούν και τελειώνουν την ημέρα τους με το Microsoft Outlook είναι η τυχερή τους μέρα. Με εκατοντάδες εκατομμύρια χρήστες παγκοσμίως να είναι χρήστες του Outlook, υπάρχουν εκατομμύρια διαφορετικοί τρόποι για να γίνει το πρόγραμμα πιο γρήγορο. Παρακάτω, παρουσιάζουμε 10 από τις αγαπημένες μας συμβουλές και κόλπα για να μεγιστοποιήσουμε την παραγωγικότητα και να ενισχύσουμε την αποδοτική χρήση αυτού του κρίσιμου προγράμματος.
- Οργανώστε τα email σας σε φακέλους
Εάν θέλετε να απλοποιήσετε τη χρήση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, αυτό είναι το προφανές πρώτο βήμα. Αλλά μπορεί επίσης να είναι το πιο βοηθητικό, ειδικά, αν έχετε υπερχειλισμένο inbox. Ακόμα, η οργάνωση των email σε ένα σύστημα φακέλων που είναι εύκολο στην πλοήγηση θα σας κάνει να δείτε μεγάλη διαφορά – αφού εξοικονομείτε πολύ χρόνο σε σχέση με το να ψάχνετε ανάμεσα σε χιλιάδες παλιά email. Επιπλέον, μια εύκολη πλοήγηση στο σύστημα φακέλων θα σας παρακινήσει να ασχοληθείτε με κάθε email όταν το λαμβάνετε, αντί να το αναβάλετε συνεχώς για αργότερα.
- Επωφεληθείτε από τα εύχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook
Αν βρεθείτε να συνθέτετε το ίδιο είδος μηνύματος ξανά και ξανά, αποθηκεύστε ένα από τα email ως πρότυπο, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιείτε γρήγορα στο μέλλον. Μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο> Αποθήκευση ως …> Πρότυπο του Outlook ( File > Save As… > Outlook template) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Στοιχεία> Επιλογή φόρμας …> Πρότυπα χρήστη (Items > Choose Form… > User Templates) όταν είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα που έχετε αποθηκεύσει.
- Αποθηκεύστε σημαντικά email, συμβάντα ημερολογίου και σημειώσεις ως αρχεία στην επιφάνεια εργασίας σας
Αυτό όχι μόνο συμβάλλει στη βελτιστοποίηση των εισερχομένων σας, αλλά και σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε κρίσιμα μηνύματα και συμβάντα ακόμη πιο γρήγορα. Απλώς σύρετε ένα email, μια καταχώρηση ημερολογίου ή μια άλλη σημείωση στην επιφάνεια εργασίας σας ή σε ένα φάκελο ή κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Αποθήκευση ως εάν θέλετε να την αποθηκεύσετε σε συγκεκριμένη μορφή αρχείου. Στη συνέχεια, όταν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στο email, κάντε διπλό κλικ και θα ανοίξει αυτόματα στο Outlook.
- Προγραμματίστε την παράδοση ενός email
Θέλετε να συντάξετε ένα μήνυμα τώρα αλλά να το στείλετε αργότερα; Το Outlook το καθιστά εύκολο. Γράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Επιλογές> Παράδοση καθυστέρησης> Μην πραγματοποιήσετε προβολή (Options > Delay Delivery > Do not deliver before) και, στη συνέχεια, καθορίστε την ώρα και την ημερομηνία που θέλετε να σταλεί.
- Εμφάνιση των email ως συνομιλίες
Αυτή η λειτουργία σας βοηθά να κάνετε λίγο πιο εύκολη την ανάγνωση αυτών των μακρών email, εμφανίζοντας όλα τα συνδεδεμένα μηνύματα σε μια προβολή συνομιλιών. Και είναι εύκολο να ενεργοποιηθεί – απλά κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή> Εμφάνιση ως συνομιλίες (View > Show as Conversations).
- Ανοίξτε το Outlook στο Web
Το Outlook 2013, το Office 365 και άλλες σύγχρονες εκδόσεις του προγράμματος μετατοπίζουν ένα μεγάλο μέρος της υποδομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου / ημερολογίου / επαφών σε μια προβολή που βασίζεται στο web, όπου είναι προσβάσιμη από οποιαδήποτε συσκευή. Το Send email app της Microsoft για smartphone κάνει ακόμα πιο εύκολη την αποστολή γρήγορων σημειώσεων μεταξύ των συνεργατών, ενώ όλες οι επικοινωνίες εισάγονται στο ιστορικό του Microsoft Outlook για εύκολη αρχειοθέτηση και πρόσβαση.
- Βασιστείτε σε φράσεις για να δημιουργήσετε ένα συμβάν ημερολογίου
Αντί να κάνετε scrolling στο ημερολόγιο για να επιλέξετε συγκεκριμένη ημερομηνία για ραντεβού ή συνάντηση, πληκτρολογήστε φράσεις όπως “το επόμενο Σάββατο” ή “δύο εβδομάδες από τώρα” στο πεδίο ημερομηνίας και αφήστε το Outlook να κάνει τα υπόλοιπα.
- Αποκλείστε τα email από συγκεκριμένους αποστολείς
Παρόλο που η πραγματική προστασία κατά της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μπορεί να αναλυθεί καλύτερα από τους IT συμβούλους, εμείς αναφέρουμε απλά ότι μπορείτε να εκτελέσετε συγκεκριμένες ενέργειες για τον αποκλεισμό ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στην επιλογή Home > Junk email options και, στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο που ανοίγει, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιοι αποστολείς (και ακόμη ποιες χώρες) θέλετε να αποκλειστούν ως ανεπιθύμητο περιεχόμενο.
- Βασιστείτε σε sticky notes για γρήγορες υπενθυμίσεις
Πατήστε Ctrl + Shift + N από οπουδήποτε στη διεπαφή του Outlook για να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση που μπορείτε να την σύρετε και να την τοποθετήσετε οπουδήποτε στην οθόνη σας. Αυτό είναι ιδανικό για γρήγορα task που δεν χρειάζεται να εισαχθούν χειροκίνητα στο calendar σας.
- Προσαρμόστε τις ειδοποιήσεις στο desktop, ώστε να ειδοποιείστε μόνο για τα πιο κρίσιμα μηνύματα
Αν εμφανίζεται μια ειδοποίηση κάθε φορά που ένα μήνυμα έρχεται στα εισερχόμενά σας, πιθανότατα θα καταλήξετε να μην δίνετε καμία απολύτως σημασία στις ειδοποιήσεις. Αλλά επίσης, δεν θέλετε να χάνετε σημαντικά email, οπότε αρχικά απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας στο File > Options > Mail Options και, στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα για την εμφάνιση ειδοποιήσεων μόνο για email που σας στέλνουν συγκεκριμένες επαφές.
