Η μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων μπορεί να είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα. Ωστόσο, εάν αφιερώσετε λίγα λεπτά για να δημιουργήσετε μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Microsoft Excel, μπορείτε να βελτιώσετε τη διαδικασία και να μειώσετε τον κίνδυνο λαθών όπως η απώλεια δεδομένων.
Δείτε επίσης: Πώς να εισάγετε τη σημερινή ημερομηνία στο Microsoft Excel
Προσθέστε την Επιλογή Φόρμας
Για να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Form στο Excel, θα πρέπει να την προσθέσετε είτε στη γραμμή εργαλείων Quick Access είτε στο ribbon. Το απλούστερο από τα δύο είναι η γραμμή εργαλείων Quick Access. Αν αποφασίσετε να το προσθέσετε στο ribbon σας, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια ειδική καρτέλα για αυτήν, η οποία μπορεί να μην είναι ιδανική.
Δείτε επίσης: Πώς να αφαιρέσετε όλες τις εικόνες από ένα φύλλο στο Microsoft Excel
Για να προσθέσετε το κουμπί Form στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, κάντε κλικ στο βέλος στη γραμμή εργαλείων για να ανοίξετε το μενού Customize Quick Access Toolbar. Επιλέξτε «More Commands».
Επιβεβαιώστε ότι το Quick Access Toolbar είναι επιλεγμένο στα αριστερά. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο “Choose Commands From” στα αριστερά, επιλέξτε “All Commands”.
Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο “Customize Quick Access Toolbar” στα δεξιά, επιλέξτε εάν θέλετε να προσθέσετε το κουμπί Form σε όλα τα έγγραφα ή στο τρέχον.
Κάντε scroll στη λίστα All Commands και επιλέξτε “Form”. Κάντε κλικ στο κουμπί “Add” για να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων.
Κάντε κλικ στο “OK” για να κλείσετε τις ρυθμίσεις και να επιστρέψετε στο spreadsheet σας. Θα πρέπει να δείτε το κουμπί Form στο Quick Access Toolbar.
Μετατρέψτε τα δεδομένα σας σε πίνακα
Για να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα, θα χρειαστείτε tags για κάθε πεδίο. Αυτά έρχονται με τη μορφή κεφαλίδων πίνακα. Εάν τα δεδομένα έχουν ήδη μορφοποιηθεί ως πίνακας, είστε ένα βήμα μπροστά και μπορείτε να προχωρήσετε στη χρήση της φόρμας. Εάν όχι, μπορείτε εύκολα να το μετατρέψετε.
Δείτε επίσης: Microsoft Excel: Πώς να διαγράψετε τη μορφοποίηση
Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα. Μεταβείτε στην καρτέλα Home και στην ενότητα Styles του ribbon. Κάντε κλικ στο «Format as Table» και επιλέξτε ένα στυλ πίνακα.
Στο αναδυόμενο παράθυρο Create Table, επιβεβαιώστε την περιοχή των κελιών και επιλέξτε το πλαίσιο “My Table Has Headers”. Κάντε κλικ στο “OK”.
Στη συνέχεια, θα δείτε τα δεδομένα σας μορφοποιημένα.
Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων
Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αρχίσετε να εισάγετε δεδομένα στη φόρμα σας! Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στον πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί Form που προσθέσατε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο με τις κεφαλίδες του πίνακα ως τις ετικέτες των πεδίων. Συμπληρώστε κάθε πεδίο.
Μπορείτε να μετακινηθείτε μεταξύ των πεδίων και στην επόμενη εγγραφή γρήγορα. Αφού συμπληρώσετε ένα πεδίο, πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβείτε στο επόμενο. Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση όλων των πεδίων για την εγγραφή, πατήστε Enter. Στη συνέχεια, συμπληρώστε την επόμενη εγγραφή. Καθώς εισάγετε τα δεδομένα, θα δείτε τον πίνακά σας να γεμίζει.
Μπορούν να χρησιμοποιηθούν και τα κουμπιά στη φόρμα εισαγωγής δεδομένων για προσθήκη, έλεγχο ή κατάργηση εγγραφών.
- Για να δημιουργήσετε μια άλλη εγγραφή, κάντε κλικ στο «New».
- Για να μετακινηθείτε στις εγγραφές, κάντε κλικ στο «Find Prev» ή «Find Next». Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή scroll στην περιοχή του πεδίου δεδομένων.
- Για να δείτε τον αριθμό των εγγραφών, κοιτάξτε πάνω από το κουμπί New.
- Για να αφαιρέσετε μια εγγραφή, βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται στη φόρμα και κάντε κλικ στο «Delete». Στη συνέχεια επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο “OK”.
Όταν ολοκληρώσετε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων, κάντε κλικ στο «Close». Μπορείτε να το ανοίξετε ξανά ανά πάσα στιγμή επιλέγοντας ένα κελί πίνακα και κάνοντας κλικ στο κουμπί Form στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Επεξεργαστείτε το Form σας
Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε τις ετικέτες ή να αναδιατάξετε τα πεδία στη φόρμα, θα το κάνετε στο φύλλο Excel. Κλείστε τη φόρμα, κάντε την αλλαγή στον πίνακά σας και μετά ανοίξτε ξανά τη φόρμα. Θα δείτε τις αλλαγές σας να εφαρμόζονται στη φόρμα.
Για έναν γρήγορο τρόπο εισαγωγής πολλών δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ειδικά όταν προέρχονται από εξωτερική πηγή, δοκιμάστε να δημιουργήσετε τη δική σας φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Excel.
Πηγή πληροφοριών: howtogeek.com
