Η χρήση μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Microsoft Excel διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων για εσάς ή τους συναδέλφους σας; Εάν είπατε ναι και θέλετε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εξαρτημένη αναπτυσσόμενη λίστα εξίσου εύκολα.
Με μια εξαρτημένη αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέγετε το στοιχείο που θέλετε στην πρώτη λίστα και αυτό καθορίζει τα στοιχεία που εμφανίζονται ως επιλογές στη δεύτερη.
Δείτε επίσης: Τρόπος χρήσης της λειτουργίας LEN στο Microsoft Excel
Ξεκινώντας
Προφανώς, θα χρειαστεί να ρυθμιστεί η πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα σας και να είστε έτοιμοι για να μπορέσετε να δημιουργήσετε την εξαρτημένη λίστα. Έχουμε ένα πλήρες άρθρο με όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel για ένα refresher, οπότε φροντίστε να το ελέγξετε.
Εφόσον η δημιουργία της δεύτερης λίστας ακολουθεί την ίδια βασική διαδικασία, θα ξεκινήσουμε από εκεί. Στη συνέχεια, θα προχωρήσουμε στο dependency setup.
Δείτε επίσης: Τρόπος χρήσης της συνάρτησης TRIM στο Microsoft Excel
Προσθήκη και ονομασία εξαρτώμενων στοιχείων αναπτυσσόμενης λίστας
Για αυτό το σεμινάριο, θα χρησιμοποιήσουμε τμήματα της εταιρεία μας για την πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, υπαλλήλους σε κάθε τμήμα για τη δεύτερη λίστα.
Τα τμήματα μας περιλαμβάνουν Μάρκετινγκ, Χρηματοοικονομικά και Ανθρώπινο Δυναμικό (HR), και το καθένα έχει τρεις υπαλλήλους. Αυτοί οι εργαζόμενοι είναι αυτοί που πρέπει να προσθέσουμε και να ονομάσουμε.
Καταχωρίστε τα στοιχεία για τη λίστα εξαρτώμενων και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα κελιά. Αυτό τοποθετεί τα κελιά σε μια ομάδα, ώστε να μπορείτε να ονομάσετε την ομάδα. Με επιλεγμένα τα κελιά, μεταβείτε στο Name Box στην αριστερή πλευρά της γραμμής τύπων και εισαγάγετε ένα όνομα για την ομάδα κελιών.
Τα ονόματα για κάθε ομάδα πρέπει να ταιριάζουν με τα στοιχεία της λίστας στο πρώτο αναπτυσσόμενο μενού σας.
Χρησιμοποιώντας το παράδειγμά μας, θα ονομάσουμε τις ομάδες μας με τα τμήματα στην πρώτη μας λίστα: Μάρκετινγκ, Χρηματοοικονομικά και ΥΕ.
Μπορείτε να προσθέσετε τα στοιχεία της εξαρτημένης λίστας σας στο ίδιο φύλλο όπου θα βρίσκεται η λίστα ή σε διαφορετική. Για τους σκοπούς αυτού του οδηγού, θα παρατηρήσετε ότι έχουμε τα πάντα στο ίδιο φύλλο.
Δείτε επίσης: Πως να κάνετε απλές μαθηματικές πράξεις (Άθροισμα) στο Microsoft Excel
Δημιουργία της εξαρτώμενης αναπτυσσόμενης λίστας
Μόλις όλα τα στοιχεία της λίστας σας βρίσκονται σε sheet και ονοματισμένα, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε τη δεύτερη αναπτυσσόμενη λίστα. Θα χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Data Validation στο Excel, όπως ακριβώς όταν δημιουργείτε την πρώτη σας λίστα.
Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε τη λίστα. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Data και κάντε κλικ στο «Data Validation» στην ενότητα Data Tools του ribbon.
Επιλέξτε την καρτέλα Settings στο αναδυόμενο παράθυρο. Από κάτω, επιλέξτε “List” και προς τα δεξιά, επιλέξτε το πλαίσιο για το In-Cell Dropdown. Προαιρετικά, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο Ignore Blank αν θέλετε.
Στο πλαίσιο Source, εισαγάγετε τον παρακάτω τύπο. Φροντίστε να αντικαταστήσετε την αναφορά κελιού σε παρένθεση με το κελί που περιέχει την πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα.
Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα εισαγωγής ή μια ειδοποίηση σφάλματος, επιλέξτε αυτές τις καρτέλες στο αναδυόμενο παράθυρο και εισάγετε τις λεπτομέρειες. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο “OK” για να προσθέσετε την αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί.
Τώρα, δώστε στη λίστα σας ένα τεστ. Όταν επιλέγετε ένα στοιχείο στην πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα, θα πρέπει να βλέπετε τα στοιχεία που σχετίζονται με την επιλογή σας ως επιλογές στη δεύτερη λίστα.
Για ταχύτερη καταχώριση δεδομένων για εσάς ή τους συνεργάτες σας, δοκιμάστε μια dependent drop-down λίστα στο Excel!
Πηγή πληροφοριών: howtogeek.com
