Ενώ το Microsoft Excel προσφέρει μια ενσωματωμένη δυνατότητα φιλτραρίσματος δεδομένων, ενδέχεται να έχετε μεγάλο αριθμό στοιχείων στο φύλλο σας ή να χρειάζεστε ένα πιο περίπλοκο φίλτρο. Θα σας εξηγήσουμε πώς να δημιουργήσετε ένα προηγμένο φίλτρο στο Excel.
Δείτε επίσης: Microsoft Excel: Πώς να «παγώσετε» πολλαπλές σειρές
Πώς να ρυθμίσετε το εύρος κριτηρίων
Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε το προηγμένο φίλτρο στο Excel, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια περιοχή κελιών για τις συνθήκες που θα χρησιμοποιήσετε.
Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε εισάγει τουλάχιστον μερικές γραμμές στα δεδομένα σας. Βεβαιωθείτε ότι μία από τις γραμμές χρησιμοποιείται για τα labels και αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ των κριτηρίων και των πραγματικών δεδομένων. Αν χρειαστεί, μη διστάσετε να προσθέσετε επιπλέον γραμμές αργότερα.
Δείτε επίσης: Πώς να κάνετε unhide όλες τις σειρές στο Excel
Στην επάνω σειρά, εισαγάγετε τα labels των στηλών σας. Αυτά θα πρέπει να ταιριάζουν με αυτά για τα δεδομένα σας, καθώς θα χρησιμοποιηθούν για τα κριτήρια φίλτρου.
Θα χρησιμοποιήσουμε ένα παράδειγμα σε όλο αυτό το σεμινάριο, επομένως παρακάτω είναι τα δεδομένα που χρησιμοποιούμε.
Στη συνέχεια εισάγουμε πέντε σειρές πάνω από τα δεδομένα μας. Έχουμε μία σειρά για labels, τρεις για κριτήρια και μία κενή σειρά. Στη συνέχεια αντιγράφουμε τα column headers μας στην πρώτη σειρά. Λοιπόν, τώρα το φύλλο μας μοιάζει με αυτό:
Μόλις ρυθμίσετε το εύρος για τις συνθήκες φίλτρου, είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε το προηγμένο φίλτρο.
Εισαγωγή κριτηρίων για ένα σύνθετο φίλτρο στο Excel
Για να εισαγάγετε κριτήρια για το προηγμένο φίλτρο Excel σε ένα κελί, θα χρησιμοποιήσετε τη μορφή =”=variable”.
Το πρώτο σύμβολο ίσου ξεκινά τη συμβολοσειρά και τα εισαγωγικά περιέχουν τα κριτήρια. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους κανονικούς τελεστές σύγκρισης για τις συνθήκες σας. Εδώ είναι μερικά παραδείγματα.
- Ίσο με το Smith: =”=Smith”
- Δεν ισούται με το Smith: =”<>Smith”
- Λιγότερο από 100: =”<100″
- Μεγαλύτερο ή ίσο με 100: =”>=100″
Όταν πληκτρολογείτε τα κριτήρια με αυτόν τον τρόπο στο κελί, το Excel το μετατρέπει στη μορφή που χρειάζεται για το φίλτρο.
Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε ένα φίλτρο Excel με ένα κριτήριο και μία στήλη για μέγιστη αποτελεσματικότητα!
Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε είναι με ένα απλό παράδειγμα χρησιμοποιώντας μία συνθήκη και μία στήλη. Εδώ, θα φιλτράρουμε τα δεδομένα μας με βάση το Location ID 2B.
Μεταβείτε στη στήλη Location ID και εισαγάγετε τα ακόλουθα για 2B στην πρώτη σειρά κάτω από την ετικέτα:
Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων σας, μεταβείτε στην καρτέλα Data και επιλέξτε “Advanced” στην ενότητα Sort & Filter του ribbon.
Στο αναδυόμενο πλαίσιο, ξεκινήστε επιλέγοντας πού θέλετε να εμφανίζονται τα φιλτραρισμένα δεδομένα. Μπορείτε να το φιλτράρετε στη θέση του ή σε άλλη θέση. Εάν επιλέξετε το δεύτερο, εισαγάγετε τη θέση στο πλαίσιο Copy To.
Τώρα επιβεβαιώστε τα κελιά στο πλαίσιο List Range. Το Excel θα έπρεπε να τα έχει προσθέσει αυτόματα για εσάς, επομένως απλώς βεβαιωθείτε ότι είναι σωστά.
Στη συνέχεια, εισαγάγετε την περιοχή κελιών στο πλαίσιο Criteria Range. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εύκολα κάνοντας κλικ μέσα στο πλαίσιο και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τον κέρσορα σας για να σύρετε το εύρος στο φύλλο σας. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνετε τις ετικέτες για τις στήλες σας και προσθέστε επιπλέον γραμμές μόνο σε κελιά που περιέχουν κριτήρια. Εάν συμπεριλάβετε κενές σειρές, είναι πολύ πιθανό τα αποτελέσματα του φίλτρου σας να είναι λανθασμένα.
Προαιρετικά επιλέξτε το πλαίσιο εάν θέλετε μόνο μοναδικές εγγραφές. Κάντε κλικ στο “OK” όταν τελειώσετε.
Δείτε επίσης: Microsoft Excel: Ποιοι είναι οι κίνδυνοι που κρύβει;
Στη συνέχεια, θα πρέπει να δείτε τα φιλτραρισμένα δεδομένα σας. Εάν επιλέξατε να φιλτράρετε τα δεδομένα σας στη θέση τους, οι άλλες σειρές θα πρέπει να είναι κρυφές. Εδώ, επιλέξαμε ένα location στο φύλλο μας για τα φιλτραρισμένα δεδομένα.
Μάθετε πώς να εφαρμόζετε αποτελεσματικά ένα φίλτρο Excel μίας στήλης με πολλαπλά κριτήρια
Ίσως θέλετε να φιλτράρετε δεδομένα χρησιμοποιώντας πολλαπλές συνθήκες που εμφανίζονται σε μία στήλη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με ένα προηγμένο φίλτρο Excel. Για παράδειγμα, θα φιλτράρουμε τα δεδομένα μας για τα Location ID 1B και 2B.
Μεταβείτε στη στήλη Location ID και εισαγάγετε τα κριτήρια σε δύο ξεχωριστές σειρές, 2 και 3, ξεκινώντας ακριβώς κάτω από την ετικέτα.
Θα πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων σας, μεταβείτε στην καρτέλα Data και επιλέξτε “Advanced” για να ανοίξετε το εργαλείο φίλτρου.
Συμπληρώστε τις ίδιες λεπτομέρειες όπως πριν, αλλά αυτή τη φορά, επεκτείνετε το εύρος κριτηρίων για να συμπεριλάβετε την πρόσθετη συνθήκη. Κάντε κλικ στο “OK” για να εφαρμόσετε το φίλτρο.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να δείτε και τα δύο αποτελέσματα από το φίλτρο στην τοποθεσία που επιλέξατε.
Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο Excel πολλαπλών κριτηρίων, πολλαπλών στηλών
Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε τη χρήση πολλαπλών συνθηκών σε ένα προηγμένο φίλτρο Excel. Αυτό μπορεί να είναι κριτήρια AND ή OR.
Όλες οι προϋποθέσεις είναι true
Για να φιλτράρετε με μια συνθήκη AND, θα τοποθετήσετε και τα δύο κριτήρια στην ίδια σειρά κάτω από τις αντίστοιχες ετικέτες τους.
Έτσι, εισάγουμε τα ακόλουθα κάτω από την ετικέτα Location ID στη σειρά 2:
Στη συνέχεια, εισάγουμε τα ακόλουθα κάτω από την ετικέτα Lead, επίσης στη σειρά 2:
Μοιάζει με αυτό:
Και όπως και πριν, επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων, μεταβείτε στην καρτέλα Data και επιλέξτε “Advanced” για να ανοίξετε το εργαλείο.
Για αυτό το φίλτρο, αλλάζουμε το εύρος των κριτηρίων μας, καθώς περιλαμβάνει μόνο τις σειρές 1 και 2. Προσαρμόστε τις άλλες επιλογές όπως απαιτείται και κάντε κλικ στο “OK”.
Τότε έχουμε ένα αποτέλεσμα. Θυμηθείτε ότι η τοποθέτηση των κριτηρίων στην ίδια σειρά υποδεικνύει τον τελεστή AND. Έτσι, παρόλο που έχουμε τον Jones ως επικεφαλής για δύο τοποθεσίες, φιλτράραμε μόνο για την τοποθεσία 1A με τον Jones.
Οποιεσδήποτε προϋποθέσεις είναι true
Στη συνέχεια, θα φιλτράρουμε ξανά με πολλαπλές συνθήκες, αλλά χρησιμοποιώντας κριτήρια OR. Για αυτό, τοποθετείτε τις συνθήκες σε ξεχωριστές σειρές κάτω από τις αντίστοιχες ετικέτες.
Έτσι, εισάγουμε τα ακόλουθα κάτω από την ετικέτα Location ID στη σειρά 2:
Στη συνέχεια, εισάγουμε τα ακόλουθα κάτω από την ετικέτα Lead, αλλά στη σειρά 3:
Μοιάζει με αυτό:
Ανοίξτε το εργαλείο φίλτρου για προχωρημένους όπως πριν, προσαρμόστε το εύρος κριτηρίων για να χωρέσει την πρόσθετη σειρά και κάντε κλικ στο “OK”.
Όπως μπορείτε να δείτε, έχουμε τρία αποτελέσματα, ένα για το 1B και δύο για τον Jones. Επειδή χρησιμοποιήσαμε τα κριτήρια OR, πληρούνταν οι προϋποθέσεις που συμπεριλάβαμε.
Το κλειδί για τη ρύθμιση ενός φίλτρου πολλαπλών κριτηρίων στο Excel είναι ότι για τα κριτήρια ΚΑΙ, τοποθετείτε τις συνθήκες στην ίδια γραμμή και για κριτήρια OR, τοποθετείτε τις συνθήκες σε ξεχωριστές σειρές.
Εάν έχετε μεγάλο όγκο δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο σας και χρειάζεστε μια πιο ισχυρή επιλογή φίλτρου, έχετε υπόψη σας το προηγμένο φίλτρο στο Excel.
Πηγή πληροφοριών: howtogeek.com
