Ενώ αυτή την εβδομάδα είναι η Παγκόσμια Ημέρα Backup, τυπικά γιορτάζεται περισσότερο από τους κατασκευαστές σκληρών δίσκων και υπηρεσίες αποθήκευσης δεδομένων, υποτίθεται ότι πρέπει να υπενθυμίζει στους ανθρώπους να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων τους. Αλλά ακόμη και αν ήδη δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των ψηφιακών σας αρχείων σας, έχετε εφεδρικό σχέδιο για τα μοναδικά έγγραφα και τις φωτογραφίες που έχετε μόνο σε «χαρτί», όπως πιστοποιητικά γέννησης και τις άδειες γάμου;
Η σάρωση αντιγράφων των προσωπικών σας εγγράφων δημιουργεί ένα ψηφιακό αρχείο που μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως αντίγραφο ασφαλείας, ειδικά αν έχετε τα αρχεία προστατευμένα με κωδικό και αποθηκεύονται σε ασφαλή τοποθεσία. Και ακόμα κι αν δεν διαθέτετε σαρωτή εγγράφων, μπορείτε να δημιουργήσετε το προσωπικό σας αρχείο με ένα smartphone, μερικές εφαρμογές και λίγο χρόνο. Ακολουθεί ένας οδηγός για να ξεκινήσετε:
Βήμα 1: Παραμείνετε οργανωμένοι
Συγκεντρώστε όλα τα έγγραφα που θέλετε να ψηφιοποιήσετε. Εκτός από τα ζωτικής σημασίας αρχεία, εξετάστε και άλλα έγγραφα που έχετε αποθηκεύσει όλα αυτά τα χρόνια και ίσως θέλετε να τα μοιραστείτε, όπως παλιά γράμματα, πιστοποιητικά, διπλώματα, αποκόμματα εφημερίδων, οικογενειακές φωτογραφίες και άλλα συναισθήματα αναμνηστικών. (Λάβετε υπόψη ότι ενώ τα ηλεκτρονικά αντίγραφα ορισμένων εγγράφων ενδέχεται να μην είναι κατάλληλα για επίσημη χρήση, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε μόνοι σας για γρήγορη αναφορά.)
Η σάρωση ενός μεγάλου σωρού εγγράφων είναι επαναλαμβανόμενη, αλλά γίνεται πιο γρήγορα όταν έχετε οργανώσει τη στοίβα και εργάζεστε σε έναν καλά φωτισμένο και καθαρό χώρο.
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε έναν scanner (αν έχετε)
Έχετε έναν εκτυπωτή που πωλήθηκε ως συσκευή “πολλαπλών λειτουργιών” αλλά δεν έχετε τον έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ για τίποτα παραπάνω από μια εκτύπωση; Ψάξτε το εγχειρίδιο λειτουργίας, επειδή η συσκευή σας μπορεί πιθανώς να σαρώσει και να βγάλει φωτοτυπίες επίσης. Ίσως χρειαστεί να εγκαταστήσετε λογισμικό βοηθητικού προγράμματος ή να βρείτε τη λειτουργία σάρωσης στις ρυθμίσεις συστήματος του υπολογιστή σας.
Μόλις το εγκαταστήσετε, ανοίξτε το κάλυμμα του scanning στο επάνω μέρος του εκτυπωτή και τοποθετήστε το πρωτότυπο έγγραφο ή τη φωτογραφία με την όψη προς τα κάτω. Κλείστε το καπάκι και επιλέξτε την επιλογή Scan στον εκτυπωτή ή στην οθόνη του υπολογιστή για να δημιουργήσετε το ψηφιακό αρχείο.
Βήμα 3: Σάρωση με μια εφαρμογή για κινητά
Εάν δεν διαθέτετε τον scanner, το smartphone σας μπορεί να βοηθήσει. Απλώς περιηγηθείτε στο κατάστημα εφαρμογών σας και κατεβάστε μια εφαρμογή σάρωσης για κινητά. Αυτές οι εφαρμογές χρησιμοποιούν την κάμερα του τηλεφώνου σας για να τραβήξουν μια εικόνα της σελίδας. Αυτή η εικόνα αποθηκεύεται ως αρχείο PDF ή JPG στο τηλέφωνό σας ή σε έναν ιστότοπο αποθήκευσης στο διαδίκτυο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει πρώτα την πολιτική απορρήτου της εφαρμογής, ώστε να γνωρίζετε πού αποθηκεύονται και ποιοι διαχειρίζονται τα δεδομένα σας.
Το Wirecutter, ένας ιστότοπος αναθεώρησης προϊόντων που ανήκει στην New York Times, συνιστά μερικές εφαρμογές σάρωσης για συσκευές Android και iOS, συμπεριλαμβανομένου του Adobe Scan, το οποίο απαιτεί έναν δωρεάν λογαριασμό Adobe Document Cloud. Τα Dropbox και Evernote προσφέρουν επίσης λειτουργίες σάρωσης στις εφαρμογές τους. Για τα έγγραφα είναι για παράδειγμα η ταυτότητα σας, μια εφαρμογή που διατηρεί τα αρχεία σας στο τηλέφωνο (όπως το $ 5 Piksoft TurboScan Pro για Android και iOS) μπορεί να προσφέρει περισσότερη σιγουριά.
Βήμα 4: Σάρωση παλιών φωτογραφιών με το τηλέφωνό σας
Ορισμένες εφαρμογές scanner εγγράφων μπορούν επίσης να βγάλουν φωτογραφίες, κάτι που είναι βολικό εάν προσπαθείτε να αντιγράψετε παλιές εκτυπώσεις σε αρχαία άλμπουμ. Ή μπορείτε να βγάλετε μια φωτογραφία της εικόνας με την κάμερα του τηλεφώνου σας και να χρησιμοποιήσετε εργαλεία επεξεργασίας φωτογραφιών για να βελτιώσετε την εικόνα.
Για τις ξεθωριασμένες παλιές εκτυπώσεις, μπορεί να βοηθήσει μια εφαρμογή που χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για να καταγράψει, να καθαρίσει και να διορθώσει το χρώμα. Το PhotoScan από το Google Photos, δωρεάν για Android και iOS, είναι μια επιλογή. Το παρόμοιας ονομασίας Photo Scan από την Photomyne για Android και iOS χρησιμοποιεί επίσης αλγόριθμους για την διόρθωση των φωτογραφιών και έχει περιορισμένη δωρεάν έκδοση – η πλήρης έκδοση κοστίζει 10 δολάρια το μήνα με υψηλότερη ποιότητα εικόνας και άλλα χαρακτηριστικά.
Βήμα 5: Προστατέψτε και αποθηκεύστε με ασφάλεια τα αρχεία σας
Οι κλέφτες ταυτότητας είναι πάντα στο κυνήγι προσωπικών πληροφοριών, οπότε η προστασία με κωδικό πρόσβασης των αρχείων σας προσθέτει ένα επίπεδο ασφάλειας. Τα περισσότερα λειτουργικά συστήματα υπολογιστών περιλαμβάνουν εργαλεία για το κλείδωμα φακέλων και τα εμπορικά προγράμματα κρυπτογράφησης είναι μια άλλη επιλογή. Τα προγράμματα επεξεργασίας PDF όπως το Adobe Acrobat DC περιλαμβάνουν επίσης μια δυνατότητα κωδικού πρόσβασης.
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τα έγγραφα online με Dropbox ή παρόμοια υπηρεσία, κρυπτογραφήστε τα πριν μεταφορτώσετε. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας σε κρυπτογραφημένη μονάδα flash σε ασφαλή τοποθεσία.
Ας ελπίσουμε ότι ποτέ δεν θα χρειαστεί να αναζητήσετε το ψηφιακό σας αρχείο για κάτι σοβαρό. Αλλά φτιάχνοντας το προσωπικό σας αρχείο, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν αντίγραφα των εγγράφων σας όταν τα χρειάζεστε.
