Έχετε τη δυνατότητα να περιορίσετε την πρόσβαση σε ένα PDF θέτοντας κωδικούς πρόσβασης και περιορίζοντας ορισμένα χαρακτηριστικά, όπως την εκτύπωση και την επεξεργασία. Ωστόσο, δεν μπορείτε να αποτρέψετε την αποθήκευση αντιγράφων ενός αρχείου PDF. Τα αντίγραφα έχουν τους ίδιους περιορισμούς με το πρωτότυπο PDF.
Υπάρχουν δύο τύποι κωδικών πρόσβασης:
1) Κωδικός πρόσβασης για άνοιγμα αρχείου.Ένας κωδικός πρόσβασης για το άνοιγμα κάποιου εγγράφου (γνωστός και ως κωδικός πρόσβασης χρήστη) απαιτεί από τον χρήστη να πληκτρολογήσει έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίξει το PDF.
2) Κωδικός πρόσβασης δικαιωμάτων. Ο κωδικός πρόσβασης (που είναι επίσης γνωστός ως κύριος κωδικός πρόσβασης) απαιτεί έναν κωδικό πρόσβασης για την αλλαγή ρυθμίσεων δικαιωμάτων. Χρησιμοποιώντας έναν κωδικό πρόσβασης δικαιωμάτων, μπορείτε να περιορίσετε την εκτύπωση, την επεξεργασία και την αντιγραφή περιεχομένου στο PDF. Οι παραλήπτες δεν χρειάζονται έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίξουν το έγγραφο στο Reader ή το Acrobat. Χρειάζονται κωδικό πρόσβασης για να αλλάξουν τους περιορισμούς που έχετε ορίσει. Εάν το PDF είναι ασφαλές και με τους δύο τύπους κωδικών πρόσβασης, μπορεί να ανοίξει με οποιονδήποτε κωδικό πρόσβασης. Ωστόσο, μόνο ο κωδικός πρόσβασης επιτρέπει στον χρήστη να αλλάξει τις περιορισμένες δυνατότητες. Λόγω της πρόσθετης ασφάλειας, ο καθορισμός και των δύο τύπων κωδικών πρόσβασης είναι συχνά χρήσιμος και ωφέλιμος.
Πώς να προσθέσετε password σε ένα PDF
- Ανοίγετε το PDF στο Acrobat DC. Επιλέγετε Αρχείο> Προστασία (File > Protect Using Password) χρησιμοποιώντας τον κωδικό πρόσβασης. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε Εργαλεία> Προστασία> Προστασία με χρήση κωδικού πρόσβασης (Tools > Protect > Protect Using Password). Επιλέγετε εάν θέλετε να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασης για προβολή ή επεξεργασία του PDF.
- Πληκτρολογείτε και ξαναγράφετε το password σας. Η ένταση του κωδικού πρόσβασης εμφανίζεται δίπλα στον κωδικό πρόσβασής σας για να υποδείξει εάν ο επιλεγμένος κωδικός πρόσβασης είναι αδύναμος, μεσαίος, ισχυρός ή καλύτερος. Κάνετε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή (Apply). Το Acrobat εμφανίζει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης ότι το αρχείο προστατεύτηκε με επιτυχία χρησιμοποιώντας τον κωδικό πρόσβασης.
Πώς να περιορίσετε τη δυνατότητα επεξεργασίας ενός PDF
Μπορείτε να εμποδίσετε τους χρήστες να αλλάζουν αρχεία PDF. Η επιλογή περιορισμού επεξεργασίας απαγορεύει στους χρήστες να επεξεργάζονται κείμενο, να μετακινούν αντικείμενα ή να προσθέτουν πεδία σε μία φόρμα. Οι χρήστες μπορούν ακόμα να συμπληρώσουν τα πεδία μίας φόρμας, να υπογράψουν ή να προσθέσουν σχόλια.
- Ανοίγετε το PDF στο Acrobat DC και κάνετε ένα από τα εξής: Επιλέγετε Αρχείο> Προστασία (File > Protect Using Password) χρησιμοποιώντας τον κωδικό πρόσβασης. Επιλέγετε Εργαλεία> Προστασία> Προστασία με χρήση κωδικού πρόσβασης (Tools > Protect > Protect Using Password). Εάν λάβετε μια ερώτηση, κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes) για να αλλάξετε την ασφάλεια. Επιλέγετε Επεξεργασία (Editing) και, στη συνέχεια, πληκτρολογείτε και ξαναγράφετε τον κωδικό πρόσβασής σας. Η ένταση του κωδικού πρόσβασης εμφανίζεται δίπλα στον κωδικό πρόσβασής σας για να υποδείξει αν ο επιλεγμένος κωδικός πρόσβασης είναι αδύναμος, μεσαίος ή ισχυρός.
- Κάνετε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή (Apply). Το Acrobat εμφανίζει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης ότι το αρχείο προστατεύτηκε με επιτυχία χρησιμοποιώντας τον κωδικό πρόσβασης.
Πώς να περιορίσετε την εκτύπωση, την επεξεργασία και την αντιγραφή
Μπορείτε να αποτρέψετε τους χρήστες από την εκτύπωση, την επεξεργασία ή την αντιγραφή περιεχομένου σε ένα PDF. Μπορείτε να ορίσετε τους περιορισμούς που θέλετε να εφαρμόσετε στο PDF, τους οποίους οι χρήστες δεν μπορούν να αλλάξουν αν δεν τους δώσετε κωδικό πρόσβασης. Το Illustrator, το Photoshop ή το InDesign δεν έχουν μόνο λειτουργίες προβολής. Για να ανοίξετε ένα περιορισμένο PDF σε αυτές τις εφαρμογές, ο χρήστης πρέπει να εισάγει τον κωδικό πρόσβασης δικαιωμάτων.
- Ανοίγετε το PDF στο Acrobat DC και κάνετε ένα από τα εξής:
- Επιλέγετε Εργαλεία> Προστασία> Περισσότερες επιλογές> Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης (Tools > Protect > More Options > Encrypt with Password).
- Επιλέγετε Αρχείο> Προστασία (File > Protect Using Password)χρησιμοποιώντας τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Σύνθετη προστασία κωδικού πρόσβασης (Advanced Password Protection) από περισσότερες επιλογές (More Options).
- Εάν λάβετε μια ερώτηση, κάνετε κλικ στο κουμπί “Ναι” για να αλλάξετε την ασφάλεια.
- Επιλέγετε “Περιορισμός επεξεργασίας και εκτύπωσης του εγγράφου” ( “Restrict Editing And Printing Of The Document” ).
Όλα τα προϊόντα της Adobe επιβάλλουν τους περιορισμούς που θέτει ο κωδικός πρόσβασης. Ωστόσο, εάν τα προϊόντα άλλων κατασκευαστών δεν υποστηρίζουν αυτές τις ρυθμίσεις, οι παραλήπτες εγγράφων είναι σε θέση να παρακάμψουν ορισμένους ή όλους τους περιορισμούς που ορίσατε.
- Πληκτρολογείτε τον κωδικό πρόσβασης στο αντίστοιχο πεδίο. Για κάθε πληκτρολόγηση, ο μετρητής ισχύος κωδικού πρόσβασης αξιολογεί τον κωδικό πρόσβασής σας και υποδεικνύει την ισχύ του κωδικού πρόσβασης.
- Επιλέγετε αυτό που μπορεί να εκτυπώσει ο χρήστης από το μενού “Επιτρέπεται εκτύπωση” (Printing Allowed):
- Κανένας: Δεν επιτρέπεται στους χρήστες η εκτύπωση κανενός εγγράφου.
- Χαμηλή ανάλυση (150 dpi): Επιτρέπει στους χρήστες να εκτυπώνουν σε ανάλυση όχι μεγαλύτερη από 150 dpi. Η εκτύπωση μπορεί να είναι πιο αργή, επειδή κάθε σελίδα εκτυπώνεται ως εικόνα bitmap. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν η επιλογή συμβατότητας (Compatibility ) έχει οριστεί σε Acrobat 5 (PDF 1.4) ή μεταγενέστερη.
- Υψηλή ανάλυση: Επιτρέπει στους χρήστες να εκτυπώνουν σε οποιαδήποτε ανάλυση, κατευθύνοντας υψηλής ποιότητας διανυσματική έξοδο σε PostScript και σε άλλους εκτυπωτές που υποστηρίζουν προηγμένες δυνατότητες εκτύπωσης υψηλής ποιότητας.
- Επιλέγετε αυτό που μπορεί να αλλάξει ο χρήστης από το μενού “Αλλαγές που επιτρέπονται” ( “Changes Allowed” ): Κανένας:
- Δεν επιτρέπεται στους χρήστες να κάνουν οποιεσδήποτε αλλαγές στο έγγραφο που αναφέρονται στο μενού “Αλλαγές που επιτρέπονται” ( “Changes Allowed” ), όπως συμπληρώνοντας πεδία φόρμας και προσθέτοντας σχόλια.
- Εισαγωγή, διαγραφή και περιστροφή σελίδων: Επιτρέπεται στους χρήστες να εισάγουν, να διαγράφουν και να περιστρέφουν σελίδες καθώς και να δημιουργούν σελιδοδείκτες και μικρογραφίες. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για υψηλή κρυπτογράφηση (128 bit) RC4 ή AES.
- Συμπλήρωση πεδίων φόρμας και υπογραφή υφιστάμενων πεδίων υπογραφής: Επιτρέπεται στους χρήστες να συμπληρώνουν φόρμες και να προσθέτουν ψηφιακές υπογραφές. Αυτή η επιλογή δεν τους επιτρέπει να προσθέσουν σχόλια ή να δημιουργήσουν πεδία φόρμας. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για υψηλή κρυπτογράφηση (128 bit) RC4 ή AES. Σχολιασμός, συμπλήρωση των πεδίων φόρμας και υπογραφή των υπάρχοντων πεδίων υπογραφής: Επιτρέπεται στους χρήστες να προσθέτουν σχόλια και ψηφιακές υπογραφές και να συμπληρώνουν φόρμες. Αυτή η επιλογή δεν επιτρέπει στους χρήστες να μετακινούν αντικείμενα σελίδας ή να δημιουργούν πεδία φόρμας.
- Οτιδήποτε εκτός από την εξαγωγή σελίδων: Επιτρέπεται στους χρήστες να επεξεργάζονται το έγγραφο, να δημιουργούν και να συμπληρώνουν πεδία φόρμας και να προσθέτουν σχόλια και ψηφιακές υπογραφές.
- Επιλέγετε οποιαδήποτε από τις παρακάτω επιλογές:
- Ενεργοποίηση αντιγραφής κειμένου, εικόνων και άλλου περιεχομένου: Επιτρέπει στους χρήστες να επιλέγουν και να αντιγράφουν τα περιεχόμενα ενός PDF.
- Ενεργοποίηση πρόσβασης κειμένου για συσκευές ανάγνωσης οθόνης για άτομα με προβλήματα όρασης: Επιτρέπει στους χρήστες με προβλήματα όρασης να διαβάζουν το έγγραφο με συσκευές ανάγνωσης οθόνης, αλλά δεν επιτρέπει στους χρήστες να αντιγράψουν ή να εξαγάγουν τα περιεχόμενα του εγγράφου. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για υψηλή κρυπτογράφηση (128-bit RC4 ή AES).
- Επιλέγετε μια έκδοση Acrobat από το μενού Συμβατότητα.
- Επιλέγετε μια έκδοση ίση ή μικρότερη από την έκδοση των παραληπτών του Acrobat ή του Reader. Η επιλογή συμβατότητας (Compatibility) που επιλέγετε καθορίζει τον τύπο κρυπτογράφησης που χρησιμοποιείται. Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια έκδοση συμβατή με την έκδοση του Acrobat ή του Reader του παραλήπτη.
- Επιλέγετε τι θέλετε να κρυπτογραφήσετε:
- Κρυπτογράφηση όλων των περιεχομένων εγγράφων: Κρυπτογραφεί το έγγραφο και τα metadata του εγγράφου. Εάν αυτή η επιλογή είναι επιλεγμένη, οι μηχανές αναζήτησης δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στα metadata του εγγράφου.
- Κρυπτογράφηση όλων των περιεχομένων εγγράφων εκτός από τα metadata. Κρυπτογραφεί τα περιεχόμενα ενός εγγράφου, αλλά εξακολουθεί να επιτρέπει στις μηχανές αναζήτησης να έχουν πρόσβαση στα metadata του εγγράφου.
- Κρυπτογράφηση μόνο συνημμένων αρχείων: Απαιτεί έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίγει συνημμένα αρχείων. Οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν το έγγραφο χωρίς κωδικό πρόσβασης. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για τη δημιουργία φακέλων ασφαλείας.
Κάνετε κλικ στο κουμπί OK. Στη γραμμή εντολών για να επιβεβαιώσετε τον κωδικό πρόσβασης, πληκτρολογήστε ξανά τον κατάλληλο κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο και κάντε κλικ στο OK.
Πώς να καταργήσετε την ασφάλεια κωδικού πρόσβασης
Μπορείτε να καταργήσετε την ασφάλεια από ένα ανοιχτό PDF αν έχετε τα δικαιώματα για να το κάνετε αυτό. Εάν το PDF είναι ασφαλές με μια πολιτική ασφάλειας που βασίζεται σε διακομιστές, μόνο ο συντάκτης της πολιτικής ή ένας διαχειριστής του διακομιστή μπορεί να το αλλάξει.
- Ανοίγετε το PDF και, στη συνέχεια, επιλέγετε Εργαλεία> Προστασία> Περισσότερες επιλογές> Κατάργηση ασφάλειας (Tools > Protect > More Options > Remove Security).
Οι επιλογές σας ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο της ασφάλειας κωδικού πρόσβασης που επισυνάπτεται στο έγγραφο:
- Εάν το έγγραφο είχε μόνο κωδικό πρόσβασης για το άνοιγμα εγγράφου, κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να το καταργήσετε από το έγγραφο.
- Εάν το έγγραφο είχε κωδικό πρόσβασης δικαιωμάτων, πληκτρολογείτε το στο πλαίσιο Enter Password και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κουμπί OK. Κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί OK για να επιβεβαιώσετε τη δράση.
