Έρευνα που πραγματοποιήθηκε από την ερευνητική εταιρεία Frost & Sullivan, δείχνει ότι η αγορά τηλεδιασκέψεων και virtual meetings μεγαλώνει συνεχώς και αναμένεται να αυξηθεί από 8,5 δισεκατομμύρια δολάρια σε 11 μεταξύ των ετών 2017-2023. Τα πλεονεκτήματα αυτών των meetings είναι ότι προσφέρουν στους συμμετέχοντες εξοικονόμηση κόστους, αύξηση παραγωγικότητας και αποτελεσματικότητας και ανταλλαγή πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο. Όλες αυτές οι παροχές φέρνουν μαζί τους και κάποιους κινδύνους.
Στα virtual meetings των εταιρειών θέμα συζήτησης είναι ευαίσθητες και εμπιστευτικές πληροφορίες. Έτσι, εάν αυτά τα στοιχεία διαρρεύσουν με κάποιον τρόπο, θα μπορούσαν να έχουν σοβαρές επιπτώσεις για την εταιρεία. Η διαρροή αυτή θα μπορούσε να συμβεί και εσωτερικά -από κάποιον υπάλληλο της εταιρείας- και εξωτερικά από σφάλμα του συστήματος. Στην πρώτη περίπτωση, δεν είναι στο χέρι της εταιρείας να το αποφύγει, όμως στη δεύτερη με κάποιες προβλέψεις ίσως να υπάρχει λύση.
Το θετικό είναι ότι έχουν γίνει κατανοητοί οι κίνδυνοι των virtual meetings και έχει αυξηθεί το ενδιαφέρον των επιχειρήσεων για ευαισθητοποίηση των υπαλλήλων σε αυτό το θέμα. Όμως, από έρευνες φαίνεται ότι σχεδόν καμία εταιρεία δεν επικεντρώνεται στην ασφάλεια των virtual meetings ή τουλάχιστον όχι στον βαθμό που απαιτείται.
Συνήθως, όταν μιλάμε για security risks οι εταιρείες εστιάζουν σε ασφάλεια των email και των passwords. Δεδομένα πολύ σημαντικά αδιαμφισβήτητα, αλλά έτσι μένει στο περιθώριo η διαφύλαξη των virtual meetings. Αυτό συμβαίνει είτε χρησιμοποιούν λογισμικό εσωτερικό είτε εξωτερικό.
Είναι σημαντικό τα ζητήματα ασφάλειας να λαμβάνονται υπόψη από την αρχή των virtual meetings, ώστε να αισθάνονται σίγουροι και ασφαλείς οι παρευρισκόμενοι.
Είναι σημαντικό να βρεθούν πάροχοι καλά ενημερωμένοι, οι οποίοι θα έχουν όλες τις σχετικές πληροφορίες για την ασφάλεια. Οι πάροχοι πρέπει να είναι εκεί για να βοηθήσουν με τις πολιτικές, την αρχιτεκτονική της πλατφόρμας, τις συστάσεις για τη χρήση της, τους όρους, τις προϋποθέσεις και ούτω καθεξής.
Επίσης, ο πάροχος είναι απαραίτητο να συμμορφώνεται με το πρότυπο ISO27001. Αλλά είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζουμε ότι οι απειλές για την ασφάλεια εξελίσσονται συνεχώς, οπότε κάθε πάροχος πρέπει να παρακολουθεί συνεχώς τους νέους κινδύνους και να προσαρμόζονται ανάλογα. Επιπλέον, οι πάροχοι είναι ανάγκη να παρέχουν ισχυρά virtual meetings IDs.
Τελικά όμως, είναι πολύ σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι κανένας πάροχος δεν μπορεί να μετριάσει τον κίνδυνο για τους οργανισμούς με τους οποίους συνεργάζεται. Οι επιχειρήσεις δεν μπορούν ποτέ να εξαλείψουν το ανθρώπινο λάθος ολοκληρωτικά, αλλά με τη δημιουργία ευφυών διαδικασιών και έξυπνων συστημάτων, μπορούν τουλάχιστον να μετριάσουν τον αντίκτυπο σφαλμάτων και να προχωρήσουν στη δημιουργία περιβάλλοντος ασφαλές για όλους.
