Κάτω από την επιφάνειά τους, οι επεξεργαστές κειμένου όπως το Google Docs περιέχουν έναν πλούτο από κρυμμένες δυνατότητες που διευκολύνουν τη σύνταξη μεγάλων εγγράφων και τη συνεργασία πολλών ατόμων.
- Γράψτε σε Markdown στα Google Docs
Το Google Docs υποστηρίζει μέρος της σύνταξης Markdown. Αυτό προσφέρει έναν απλό τρόπο για τη μορφοποίηση εγγράφων χρησιμοποιώντας απλά σύμβολα κειμένου, καθιστώντας τα εύκολα στην ανάγνωση και στην εγγραφή, ενώ επιτρέπει τη μετατροπή τους σε πιο πλούσιες μορφές. Εάν είστε επιδέξιοι με το Markdown, μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε draft documents γρηγορότερα, μορφοποιώντας ταχύτατα το κείμενό σας με πλάγια, έντονα, διαγραφή και συνδέσμους. Για να το ενεργοποιήσετε, πηγαίνετε στο Tools > Preferences > Automatically detect Markdown.
- Βελτιώστε την πλοήγηση με αριθμούς γραμμών
Με τη βοήθεια του “humble line number”, εσείς και οι συνεργάτες σας μπορείτε εύκολα να αναφέρεστε και να εντοπίσετε ακριβείς θέσεις σε περίπλοκα και μακροσκελή έγγραφα. Μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να πάρετε ακριβείς σημειώσεις καθώς μπορείτε να τις συνδέσετε με τους αριθμούς γραμμών. Όμως, σημειώστε ότι οι αριθμοί γραμμών λειτουργούν μόνο στη μορφή Pages και όχι στο Pageless view.
Ενεργοποιήστε τα πηγαίνοντας στα Tools > Line numbers. Στην πλευρική γραμμή των αριθμών γραμμών, επιλέξτε Show line numbers.
- Χρησιμοποιήστε εναλλακτικό κείμενο για να κάνετε τα έγγραφα πιο προσβάσιμα
Οι εικόνες βοηθούν το έγγραφό σας, αλλά δεν μπορούν να “δουν” από τα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης. Προσθέτοντας εναλλακτικό κείμενο στις εικόνες σας βοηθά τους ανθρώπους που χρησιμοποιούν προγράμματα ανάγνωσης οθόνης να κατανοήσουν τι απεικονίζει η εικόνα.
Για να προσθέσετε εναλλακτικό κείμενο, κάντε δεξί κλικ σε μια εικόνα και επιλέξτε Alt Text. Στην πλευρική γραμμή Image options, περιγράψτε την εικόνα συνοπτικά. Μην συμπεριλαμβάνετε τις φράσεις “image of” ή “picture of,”, επικεντρωθείτε απλώς στις πληροφορίες που δείχνει η εικόνα.
4.Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Translate Document για να εξασκηθείτε στην ανάγνωση και την γραφή σε άλλη γλώσσα
Το Google Docs δεν πρόκειται να αντικαταστήσει ένα μάθημα εκμάθησης γλώσσας σύντομα, αλλά χρησιμοποιεί το ίδιο μαγικό του Google Translate για να μεταφράσει ένα έγγραφο σε οποιαδήποτε γλώσσα. Μπορείτε να μοιραστείτε μεταφρασμένα έγγραφα με συνεργάτες και να τα χρησιμοποιήσετε για να εξασκηθείτε στην γραπτή εκφραση σε ξένη γλώσσα.
Ανοίξτε το έγγραφό σας. Πηγαίνετε στο Tools > Translate document. Στο εμφανιζόμενο παράθυρο, επιλέξτε τη γλώσσα σας και τα Google Docs θα δημιουργήσουν ένα αντίγραφο στην ξένη γλώσσα.
Να θυμάσαι, μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις τα Google Sheets για μετάφραση γλωσσών.
- Ανάγκασε τον παραλήπτη να δημιουργήσει ένα αντίγραφο του Google Doc
Μπορεί να συναντήσετε περιπτώσεις που θέλετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο αλλά θέλετε ο συνεργάτης να κάνει τις διορθώσεις σε δικό του αντίγραφο του αρχικού. Τα Docs δεν έχουν επίσημη μέθοδο για να εξαναγκάσουν ένα αντίγραφο, αλλά υπάρχει ένα πολύ καλό κόλπο που λειτουργεί.
Κάντε κλικ στο “Share” στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις του συνδέσμου ώστε να είναι διαθέσιμος σε όποιον διαθέτει τον σύνδεσμο και επιλέξτε “Editor” από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα. Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον σύνδεσμο και επικολλήστε τον στο email ή στο μήνυμα που χρησιμοποιείτε για να μοιραστείτε το έγγραφο. Πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής, επεξεργαστείτε το τέλος του συνδέσμου αντικαθιστώντας τη λέξη “edit” και οτιδήποτε ακολουθεί με template/preview.
Όταν ο παραλήπτης ανοίξει το έγγραφο για να το επεξεργαστεί, θα έχει το δικό του αντίγραφο. Το επίθημα URL “template/preview” του επιτρέπει να δει το περιεχόμενο του εγγράφου πριν αρχίσει να το επεξεργάζεται (επιλέγοντας το κουμπί Use Template στην προεπισκόπηση).
- Ενσωμάτωσε ένα έγγραφο σε ένα email
Δεν χρειάζεται να στείλετε ένα μεγάλο έγγραφο σε έναν συνεργάτη ως συνημμένο. Αποστείλετέ το απευθείας από τα Google Docs στο inbox του παραλήπτη ως ενσωματωμένο έγγραφο. Αυτό κάνει τη διανομή εγγράφων ευκολότερη και μειώνει τον αριθμό των συνημμένων που όλοι πρέπει να ελέγξουν.
Μεταβείτε στο File > Email > Email this file. Γράψτε ένα μήνυμα στο παρεχόμενο πεδίο. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο επιλογής για Don’t attach. Include content in the email.
- Συνεργαστείτε σε ένα email
Το Gmail προσφέρει συλλογικά εισερχόμενα σε λογαριασμούς Google Workspace, αλλά υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να συνεργαστείτε σε ένα email δωρεάν που χρησιμοποιεί Google Docs. Σε ένα Google Doc, εισαγάγετε ένα δομικό στοιχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Insert > Building blocks > Email draft. Εναλλακτικά, πληκτρολογήστε “@email” στο έγγραφο και πατήστε Enter. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στο File > Email draft.
Γράψτε το email και συμπληρώστε τα πεδία. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Preview in Gmail στο επάνω αριστερό μέρος του προχείρου. Όταν τελειώσετε, πατήστε Send.
Πηγή πληροφοριών: lifehacker.com
