Τα emails είναι ένας από τους πιο διαδεδομένους τρόπους επικοινωνίας μεταξύ χρηστών, ειδικά μεταξύ συνεργατών. Στο Gmail, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας templates για να εξοικονομήσετε χρόνο σε αυτά τα email που στέλνετε συχνά.
Ίσως στέλνετε τακτικά μια ενημέρωση στον προϊστάμενό σας ή επικοινωνείτε με την ομάδα σας για κάποιο project. Αντί να δημιουργείτε το ίδιο μήνυμα ξανά και ξανά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα template και να το χρησιμοποιείτε πολλές φορές.
Δείτε επίσης: Gmail: Πώς να κάνετε “Unsubscribe” για να μην λαμβάνετε διαφημιστικά emails;
Ενεργοποιήστε Templates στο site του Gmail
Για να χρησιμοποιήσετε ένα template, πρέπει πρώτα να τα ενεργοποιήσετε στις ρυθμίσεις του Gmail:
- Ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης και συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι επάνω δεξιά και επιλέξτε "See All Settings".
- Επιλέξτε την καρτέλα Advanced (από τη γραμμή με τις καρτέλες στο επάνω μέρος) και πηγαίνετε στην ενότητα Templates. Επιλέξτε την επιλογή Enable. Κάντε κλικ στο "Save Changes" στο κάτω μέρος.
Θα δείτε την ιστοσελίδα του Gmail να ανανεώνεται λόγω της αλλαγής.
Δημιουργήστε και χρησιμοποιήστε templates στο Gmail
Αφού έχετε ενεργοποιήσει τα templates και βρίσκεστε στην αρχική σελίδα του Gmail, κάντε κλικ στο "Compose" επάνω αριστερά, για να συντάξετε ένα νέο email. Γράψτε το μήνυμά σας. Μπορείτε προαιρετικά να συμπεριλάβετε και ένα Θέμα για το email.
Όταν είστε έτοιμοι να αποθηκεύσετε το email ως template, κάντε κλικ στις τρεις κουκκίδες στην κάτω δεξιά γωνία του μηνύματος για να ανοίξετε περισσότερες επιλογές. Μετακινήστε τον κέρσορα στα templates και, στη συνέχεια, επιλέξτε Save Draft as Template > Save as New Template.
Ονομάστε το template σας στο πλαίσιο που εμφανίζεται και κάντε κλικ στο "Save".
Εάν θέλετε να στείλετε το email, μπορείτε να το κάνετε χωρίς να επηρεάσετε το αποθηκευμένο πρότυπο-template. Για να κλείσετε απλώς το email και να χρησιμοποιήσετε το template αργότερα, κάντε κλικ στο X επάνω δεξιά.
Όταν έρθει η ώρα να χρησιμοποιήσετε το template σας, κάντε κλικ στο "Compose" για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Κάντε κλικ στις τρεις τελείες κάτω δεξιά στο μήνυμα και μεταβείτε στα templates. Επιλέξτε το όνομα του template στο αναδυόμενο μενού Insert Template.
Στη συνέχεια, θα δείτε το Template σας να εμφανίζεται στο παράθυρο email. Έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε πληροφορίες στο μήνυμα. Αυτό δεν θα επηρεάσει το αποθηκευμένο πρότυπο. Έτσι, μπορείτε να εμφανίσετε ημερομηνίες, ονόματα ή οτιδήποτε άλλο χρειάζεστε. Στη συνέχεια, προσθέστε τον παραλήπτη και στείλτε το.
Δείτε επίσης: Confidential mode: Πώς να στείλετε ένα “εμπιστευτικό email” στο Gmail;
Επεξεργαστείτε ένα template στο Gmail
Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στο template σας, μπορείτε να το κάνετε και να αντικαταστήσετε το υπάρχον πρότυπο. Κάντε κλικ στο "Compose" και βρείτε το πρότυπο όπως περιγράφεται παραπάνω. Κάντε τις αλλαγές σας.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στις τρεις τελείες και μεταβείτε στην επιλογή Templates > Save Draft as Template. Θα δείτε ένα αναδυόμενο μενού Overwrite Template.
Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να αντικαταστήσετε και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο "Save".
Διαγράψτε ένα template στο Gmail
Εάν έχετε δημιουργήσει ένα template που δεν χρειάζεστε πλέον, μπορείτε να το διαγράψετε. Κάντε κλικ στο "Compose" και στη συνέχεια πατήστε στις τρεις τελείες. Πατήστε Templates > Delete Template. Στο αναδυόμενο μενού Delete Template, επιλέξτε το όνομα του templpate που θέλετε να καταργήσετε.
Δείτε επίσης: Gmail: Πώς να βρείτε τα emails σας με βάση την ημερομηνία;
Επιβεβαιώστε τη διαγραφή κάνοντας κλικ στο "Delete".
Πηγή: How-to-geek