Το Copilot στο OneDrive είναι ένα πανίσχυρο εργαλείο που σας βοηθά σε μια σειρά εργασιών. Σε αυτόν τον οδηγό παρουσιάζονται πρακτικοί τρόποι, με τους οποίους μπορείτε να αξιοποιήσετε πλήρως αυτή τη δυνατότητα, είτε πρόκειται για επαγγελματική χρήση, εκπαιδευτικούς σκοπούς είτε για καθημερινές ανάγκες στο σπίτι.
Περίληψη περιεχομένου αρχείων
Αν χρειάζεστε μια γενική εικόνα του περιεχομένου ενός αρχείου, αλλά δεν έχετε χρόνο ή διάθεση να το μελετήσετε αναλυτικά, το Copilot μπορεί να σας κάνει μια σύντομη περίληψη.
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να περάσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το αρχείο στο OneDrive, να πατήσετε το εικονίδιο του Copilot και να επιλέξετε “Summarize“. Το Copilot θα αναλύσει το περιεχόμενο και θα δημιουργήσει μια περιεκτική σύνοψη που θα σας εξοικονομήσει χρόνο.
Μπορείτε, αν θέλετε, να αντιγράψετε την περίληψη, κάνοντας κλικ στην επιλογή “Copy” στο κάτω μέρος του παραθύρου, για να την επικολλήσετε σε ένα αρχείο Word ή αλλού.
Οι δυνατότητες του εργαλείου δεν περιορίζονται στα έγγραφα του Office. Μπορείτε να κατεβάσετε περιεχόμενο (π.χ. σε PDF) από ένα site, να το ανεβάσετε στο OneDrive και να ζητήσετε από το Copilot να το συνοψίσει με τον ίδιο τρόπο.
Δείτε επίσης: Η Microsoft επεκτείνει το πρόγραμμα bug bounty για το Copilot (AI)
Σε περίπτωση που εργάζεστε με ένα εκτενές έγγραφο χωρισμένο σε θεματικές ενότητες, όπως ένα προεκλογικό μανιφέστο, το Copilot στο OneDrive θα παρουσιάσει τις πληροφορίες οργανωμένες με επικεφαλίδες, προσφέροντάς σας μια ξεκάθαρη εικόνα των βασικών περιεχομένων ανά θεματικό πεδίο — όπως υγεία, οικονομία ή περιβάλλον.
Το Copilot υποστηρίζει ένα ευρύ φάσμα τύπων αρχείων: DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT, PPT, PPTX, ODP, XLS, PDF, μέχρι και αρχεία HTML ή αρχεία Loop.
Υποβολή ερωτήσεων για εξαγωγή στοχευμένων πληροφοριών
Αν και η λειτουργία περίληψης είναι ιδανική για μια συνολική ματιά, υπάρχουν φορές που θέλετε να αντλήσετε κάτι πιο συγκεκριμένο από ένα αρχείο.
Αρκεί να μετακινήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το αρχείο στο OneDrive, να πατήσετε το εικονίδιο του Copilot και να επιλέξετε “Ask A Question“. Έπειτα, στη γραμμή που εμφανίζεται στο πλάι, πληκτρολογήστε την ερώτησή σας και πατήστε το κουμπί αποστολής.
Το Copilot θα αναλύσει το περιεχόμενο του αρχείου, εντοπίζοντας τις σχετικές αναφορές βάσει των λέξεων-κλειδιών της ερώτησής σας, και θα επιστρέψει μια περιεκτική, στοχευμένη απάντηση σχεδόν αμέσως.
Δημιουργία Standard και Custom FAQs
Το Copilot στο OneDrive σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε αυτόματα δύο είδη Συχνών Ερωτήσεων (FAQ): Standard και Custom FAQs.
Standard FAQs
Ας πούμε ότι μόλις ολοκληρώσατε τη διπλωματική σας εργασία στο Microsoft Word. Καθώς πλησιάζει η ημέρα της παρουσίασης, μπορείτε να αξιοποιήσετε το Copilot για να προετοιμαστείτε καλύτερα.
Απλώς εντοπίστε το αρχείο στο OneDrive, περάστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω του, κάντε κλικ στο εικονίδιο του Copilot και επιλέξτε “Create An FAQ“. Το εργαλείο θα αναλύσει το περιεχόμενο και θα σας προτείνει μια σειρά από ερωτήσεις με αντίστοιχες απαντήσεις, προσανατολισμένες σε πιθανές απορίες της εξεταστικής επιτροπής.
Δείτε επίσης: Η Microsoft κυκλοφορεί το Copilot Chat σε επιχειρήσεις
Custom FAQs
Εκτός από το αυτόματο σύστημα παραγωγής FAQ, το Copilot μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για πιο εξειδικευμένες ανάγκες. Έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε συγκεκριμένα σημεία ενδιαφέροντος και να ζητήσετε ερωτήσεις που να εστιάζουν σε αυτά, δημιουργώντας έτσι ένα πλήρως προσαρμοσμένο σύνολο Συχνών Ερωτήσεων που ανταποκρίνονται ακριβώς σε όσα θέλετε να προετοιμάσετε ή να εξηγήσετε.
Ας πούμε πως μόλις εγκαταστήσατε έναν καινούριο εκτυπωτή στον χώρο εργασίας σας και θέλετε να αναρτήσετε μια αφίσα που να καθοδηγεί τους συναδέλφους στο πώς να εκτυπώνουν και να σαρώνουν έγχρωμα έγγραφα. Το πρόβλημα είναι ότι το εγχειρίδιο χρήσης έχει 140 σελίδες. Αποθηκεύστε το PDF αρχείο με τις οδηγίες στο OneDrive σας. Μετακινήστε τον δείκτη πάνω από το αρχείο, κάντε κλικ στο εικονίδιο του Copilot και διαλέξτε «Ask A Question».
Στην πλαϊνή μπάρα που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε κάτι όπως: «Create an FAQ that covers scanning and photocopying color documents» και πατήστε το κουμπί αποστολής. Το Copilot θα επεξεργαστεί το περιεχόμενο του αρχείου και θα δημιουργήσει ένα σύνολο απλών και στοχευμένων ερωταπαντήσεων βασισμένων στη λειτουργικότητα που ζητήσατε.
Απλώς πατήστε «Copy» στο κάτω μέρος της απάντησης του Copilot, επικολλήστε τις πληροφορίες σε ένα νέο έγγραφο Word, μορφοποιήστε το σύμφωνα με τις ανάγκες σας και εκτυπώστε την τελική αφίσα.
Σύγκριση πολλαπλών αρχείων ταυτόχρονα
Πέρα από τις παραπάνω δυνατότητες, το Copilot στο OneDrive σας δίνει και τη δυνατότητα να συγκρίνετε έως και πέντε αρχεία μεταξύ τους—χωρίς να χρειαστεί να τα ανοίξετε ξεχωριστά.
Επιλέξτε τα σχετικά αρχεία τσεκάροντας τα πλαίσια επιλογής τους (checkmarks). Στη συνέχεια, πατήστε στο κουμπί «Copilot» στο πάνω μέρος της σελίδας και επιλέξτε «Compare Files». Το εργαλείο θα εξετάσει τις ομοιότητες και τις διαφορές των εγγράφων και θα σας παρουσιάσει μια συνοπτική, συγκριτική ανάλυση, εξοικονομώντας σας χρόνο και προσπάθεια.
Μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, το Copilot δημιουργεί έναν πίνακα σύγκρισης, όπου τα αρχεία που επιλέξατε εμφανίζονται ως επικεφαλίδες στηλών, ενώ κάθε γραμμή προσφέρει συνοπτικές συγκρίσεις μεταξύ τους. Όταν τα αρχεία που συγκρίνονται σχετίζονται θεματικά ή έχουν παρόμοια δομή, η ανάλυση που προκύπτει μπαίνει σε ουσιαστικές λεπτομέρειες.
Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι το Copilot μπορεί να αναλύσει και να συγκρίνει αρχεία διαφορετικών τύπων. Για παράδειγμα, μπορείτε να συγκρίνετε μια μεγάλη παρουσίαση PowerPoint με ένα σύντομο κείμενο σε Word, εντοπίζοντας ομοιότητες και διαφορές περιεχομένου, παρά τις διαφορετικές μορφές αρχείων.
Βελτίωση περιεχομένου με στοχευμένες προτάσεις
Μια άλλη πολύτιμη λειτουργία του Copilot στο OneDrive είναι η πρόταση αλλαγών σε ένα αρχείο, ώστε να γίνει πιο πρακτικό και κατανοητό. Για να αξιοποιήσετε σωστά αυτό το χαρακτηριστικό, είναι σημαντικό να του δώσετε σαφείς και περιορισμένες εντολές – διαφορετικά, η απάντηση μπορεί να είναι υπερβολικά γενική και δύσκολη στη διαχείριση.
Δείτε επίσης: Το Microsoft 365 Copilot φέρνει βελτιωμένες δυνατότητες AI
Ας πούμε ότι έχετε ένα αρχείο Excel με εννέα φύλλα εργασίας γεμάτα στατιστικά για την αγαπημένη σας ομάδα ποδοσφαίρου. Θέλετε να το οργανώσετε καλύτερα για ευκολότερη επεξεργασία και ανάλυση. Για να το πετύχετε, εντοπίστε το αρχείο στο OneDrive, κάντε κλικ στο εικονίδιο Copilot και επιλέξτε «Ask A Question». Στο πλαϊνό πλαίσιο που ανοίγει, εισάγετε μια συγκεκριμένη οδηγία, όπως: «Πρότεινε τρεις τρόπους να συγχωνευτεί αυτό το φύλλο εργασίας σε λιγότερες καρτέλες» και πατήστε Enter.
Δεδομένου ότι περιορίσατε την εντολή σε τρεις προτάσεις, το Copilot θα σας δώσει σύντομες και πρακτικές ιδέες που είναι εύκολο να αξιολογήσετε.
Το Copilot μετατρέπει το OneDrive από έναν απλό χώρο αποθήκευσης σε ένα δυναμικό εργαλείο παραγωγικότητας και γνώσης, κάνοντας το έργο με τα έγγραφα πιο έξυπνο και λιγότερο χρονοβόρο. Είναι ιδανικό για φοιτητές, επαγγελματίες, ερευνητές αλλά και για καθημερινές ανάγκες γραφείου.
Πηγή: www.howtogeek.com
