Η αναζήτηση μέσω email για συνημμένα μπορεί να είναι χρονοβόρα και ενοχλητική. Ευτυχώς, η Microsoft προσφέρει την δυνατότα File στο Outlook Online που διευκολύνει την εύρεση οποιουδήποτε εγγράφου που αναζητάτε.
Εάν χρησιμοποιείτε τον desktop client του Outlook, τότε έχετε κάποιες ισχυρές επιλογές αναζήτησης. Όσον αφορά τα συνημμένα, υπάρχει μια ειδική επιλογή “Has Attachments” στην καρτέλα “Search” ειδικά για αρχεία που έχετε στείλει ή λάβει.
Το Outlook Online δεν έχει το ribbon, αλλά μπορείτε ακόμα να αναζητήσετε συνημμένα κάνοντας κλικ στο βέλος στο πλαίσιο “Search” και ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου “Attachments”.
Η Microsoft έχει προχωρήσει ένα βήμα παραπέρα στο Outlook Online και εισήγαγε μια ειδική προβολή αρχείων για συνδρομητές Microsoft 365/Office 365 και λογαριασμούς Outlook Live.
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν την προβολή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο “Files” στην κάτω αριστερή γωνία του Outlook. Από προεπιλογή, θα βρίσκεται μεταξύ των εικονιδίων “People” και “To-Do”.
Εάν δεν μπορείτε να το δείτε, αλλά έχετε ένα εικονίδιο με τρεις κουκκίδες, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες και, στη συνέχεια, στην επιλογή “Files” από το μενού που εμφανίζεται.
Η προεπιλεγμένη προβολή θα σας δείξει όλα τα αρχεία, με ένα εικονίδιο που θα σας δείχνει τον τύπο αρχείου, το θέμα, τον αποστολέα, την ημερομηνία παραλαβής ή αποστολής και τον φάκελο στον οποίο διατηρείται το email με το συνημμένο.
Τα αρχεία εικόνων δεν εμφανίζονται σε αυτήν την προεπιλεγμένη προβολή. Για να τα δείτε, μπορείτε είτε να κάνετε κλικ στο “Files x” για να εμφανίσετε όλα τα αρχεία, συμπεριλαμβανομένων των εικόνων, είτε να κάνετε κλικ στην επιλογή “Photos” στην πλαϊνή γραμμή για να εμφανίσετε μόνο τις εικόνες.
Από προεπιλογή, τα αρχεία εμφανίζονται σε προβολή λίστας, αλλά μπορείτε να κάνετε κλικ στο “View” και να αλλάξετε σε “Tiles View” για να εμφανίσετε τα αρχεία ως μικρογραφίες.
Εδώ βρίσκεται η επιλογή “Photos”, καθώς είναι πολύ πιο εύκολο να βρείτε την εικόνα που αναζητάτε.
Για να ανοίξετε ένα συνημμένο, κάντε διπλό κλικ στο Attachments και θα ανοίξει ένα πλαίσιο προεπισκόπησης του συνημμένου και του mail στο οποίο επισυνάπτεται.
Από εδώ μπορείτε να κατεβάσετε το αρχείο και να εκτελέσετε διάφορες άλλες ενέργειες ανάλογα με τον τύπο του αρχείου, καθώς και να εκτελέσετε τις τυπικές ενέργειες που κανονικά θα μπορούσατε να κάνετε με το email, όπως Reply, Forward και ούτω καθεξής.
Εάν πρέπει απλώς να βρείτε ένα συνημμένο και να το κατεβάσετε ή να το εκτυπώσετε, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα και να το κατεβάσετε ή να το εκτυπώσετε απευθείας από τη λίστα. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού με τρεις κουκκίδες δίπλα στο όνομα του αρχείου και επιλέξτε την κατάλληλη ενέργεια από το μενού.
Εναλλακτικά, επιλέξτε το στοιχείο κάνοντας κλικ στον κύκλο στα αριστερά του και οι ίδιες επιλογές θα εμφανίζονται στη γραμμή εργαλείων.
Αυτό είναι ιδανικό για λήψη πολλών αρχείων ταυτόχρονα, καθώς μπορείτε να επιλέξετε όσα αρχεία θέλετε, χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο.
Όταν τελειώσετε με τα αρχεία σας και θέλετε να επιστρέψετε στα email σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο “Mail” που βρίσκεται κάτω και αριστερά στο Outlook.
Το File view είναι μια καλή προσθήκη στο Microsoft Outlook Online. Είναι εύκολο στη χρήση, γρήγορο και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τα συνημμένα σας με έναν φιλικό προς τον χρήστη τρόπο.
